Effectief debiteurenbeheer: hoe pak je dat het best aan?

28 juli 2020

Maximale leestijd: 5 minuten

Jouw debiteurenbeheer effectief aanpakken en benieuwd hoe je dat het best kunt doen?

Met een paar handige tips krijg je jouw facturen sneller betaald, waardoor je minder lang op je geld hoeft te wachten. Wij helpen je ervoor te zorgen dat je jouw geld sneller tot je beschikking hebt, bijvoorbeeld om zelf de lopende kosten te betalen of om eerder nieuwe investeringen te kunnen doen.

Tips voor effectief debiteurenbeheer

Benieuwd naar de tips? We zetten de 4 belangrijkste voor je op een rij:

  • Houd het vriendelijk
  • Laat er geen gras over groeien
  • Stuur een complete herinnering 
  • Wijs op de gevolgen

1. Houd het vriendelijk

Onze beste tip voor meer effectief debiteurenbeheer? Houd het vriendelijk, ook als je merkt dat de factuur al een tijd lang open staat. Voorkom in alle gevallen dat je onvriendelijk bent. En voorkom bovendien een te formele aanpak, omdat dit veel klanten afschrikt.

Vraag wat er aan de hand is en waarom de factuur nog niet is voldaan. Een groot deel van de niet-betalende klanten weet van niets, bijvoorbeeld omdat er administratief iets mis is gegaan. Houd daar rekening mee, door je aanpak daarop af te stemmen. Je voorkomt daarmee dat je jouw klanten tegen je in het harnas jaagt, waardoor het alleen maar moeilijker wordt om de factuur betaald te krijgen.

2. Laat er geen gras over groeien

Dat het belangrijk is om het vriendelijk te houden betekent niet dat je er niet bovenop mag zitten. Laat er geen gras over groeien, door de herinnering op tijd te versturen. Hanteer je een betalingstermijn van 14 dagen? Stuur maximaal een week later de herinnering, om jouw klant aan te geven dat je de factuur graag op tijd betaald wilt hebben.

Stuur je twee herinneringen en daarna een aanmaning? Houd je steeds aan de betalingstermijn die je daarop vermeldt. Je maakt daarmee goed duidelijk dat je er bovenop zal zitten. Uiteraard blijf je ondertussen vriendelijk in de benadering, zodat het daar niet aan zal liggen.

3. Stuur een complete herinnering

Een herinnering alleen is niet voldoende om jouw debiteurenbeheer op orde te krijgen. Als de klant de factuur vergeten is in te boeken is alleen de herinnering te weinig om dat alsnog te doen.

Stuur jouw klant een herinnering en voeg daarbij een kopie van de openstaande factuur. Dat maakt het voor je klant makkelijker om dit te verwerken. Voor jou is het een kleine moeite, omdat je de factuur toch al na moest kijken om daar een herinnering voor te maken. Door de beiden op te sturen maak de je kans op een vlotte betaling een stuk groter.

4. Wijs op de gevolgen

Het is belangrijk om vriendelijk te blijven, al moet er uiteindelijk natuurlijk ook een betaling plaatsvinden. Wijs zowel in de herinnering(en) als in de aanmaning op de gevolgen als de betaling toch uit blijft.

Geef op de herinnering aan wat de betalingstermijn is en dat je daarna opnieuw een herinnering of een aanmaning zal versturen. Op de aanmaning kun je aangeven dat je de factuur zal overdragen aan een incassobureau. Op die manier wijs je heel duidelijk op de gevolgen, die de klant zullen motiveren om de betaling alsnog in orde te maken.

Belscript voor debiteurenbeheer

Tegenwoordig doen we steeds meer via e-mail. Dat is makkelijker dan per post, maar het kan ook het persoonlijk contact in de weg zitten. Soms komen e-mails niet aan of zit de inbox van de klant vol met andere belangrijke berichten. Er kunnen allerlei redenen zijn dat jouw factuur en herinnering per e-mail niet doordringen bij de klant waar het om gaat.

Soms werkt het beter om gewoon even te bellen. Zorg ook via de telefoon voor een vriendelijke benadering en vraag naar wat er aan de hand is. In de meeste gevallen zal de klant er meteen voor je mee aan de slag gaan, zodat je het openstaande bedrag alsnog betaald kunt krijgen.

Tip: maak een belscript voor debiteurenbeheer. Stel op die manier altijd de juiste vragen en wijs op de openstaande factuur, of de volgende stap als de betaling uitblijft.

Jouw facturen sneller betaald

Wil je jouw facturen sneller betaald krijgen? Met de bovenstaande tips maak je het debiteurenbeheer een stuk effectiever. Jouw facturen blijven minder lang open staan, waardoor je zelf meer financiële mogelijkheden hebt. Ideaal om de lopende kosten te betalen of om een investering te doen. En om de administratie op orde te maken, zonder te veel achterstanden.

Kan je ondanks effectief debiteurenbeheer nog wel wat extra kapitaal gebruiken binnen je onderneming? Geen probleem. Tegen aantrekkelijke aflossingsvoorwaarden en rentepercentages verstrekken wij zakelijke leningen aan bedrijven die hier bij de bank niet voor in aanmerking komen.

Geld lenen voor je bedrijf?

 

Een lening aanvragen voor je bedrijf hoeft niet ingewikkeld en tijdrovend te zijn. Ben je ondernemer en heb je behoefte aan extra werkkapitaal? Bij BridgeFund regel je een zakelijke lening binnen 24 uur.

Vraag vrijblijvend aan