Verzuimkosten: wat kost een zieke werknemer?

Ziekteverzuim is een risico van het vak. Hoe vlekkeloos alles ook gaat, hoe optimaal je HR-plan ook is: vroeg of laat valt iemand uit. En zodra dat gebeurt, lopen de verzuimkosten snel op: doorbetaling van loon, vervanging regelen, gemiste omzet. De hele mikmak. 

Verzuim kost dus geld. Hoeveel precies, maken we in dit artikel duidelijk. De échte kosten van een zieke werknemer, hoe je verzuimkosten kunt berekenen en – nog belangrijker – wat je eraan kunt doen. Want je kunt verzuim niet voorkomen, maar je kunt het wel slim managen.

Wat zijn verzuimkosten? 

Wil je weten wat een zieke werknemer kost? Simpel: dat zijn je verzuimkosten. Alle kosten die je maakt wanneer een werknemer door ziekte tijdelijk (of langdurig) uitvalt. Dus niet alleen het loon dat je blijft doorbetalen, maar het hele domino-effect daaromheen.

De totale verzuimkosten bestaan onder andere uit:
• Loondoorbetaling bij ziekte: salaris betalen terwijl er geen werk wordt verricht.
• Vervanging regelen: iemand inhuren of werk intern opvangen.
• Gemiste omzet: opdrachten lopen vertraging op of worden misgelopen.
• Extra administratie: ziekmeldingen verwerken, contact met de arbodienst, re-integratie afstemmen; het kan je zomaar uren per week kosten.

Kort gezegd: een zieke werknemer kost je niet alleen geld, maar ook tijd, focus en capaciteit. En die zie je niet altijd direct terug op de factuur, maar ze tellen wél mee.

En ja, volgens de wet (Wet loondoorbetaling bij ziekte) ben je als werkgever verplicht om minimaal 70% van het loon door te betalen, tot wel twee jaar lang. Dat is geen kleinigheid en kan flink op je cashflow drukken. 

Een zieke werknemer kost dus niet alleen energie, maar ook serieuze euro’s. Vaak meer dan je denkt. Daarom is het slim om je verzuimkosten te berekenen en te weten waar je kunt bijsturen.

Hoe bereken je de verzuimkosten van jouw bedrijf?

Verzuimkosten komen in verschillende soorten en maten. We hebben ze voor het gemak in vier kostenposten verdeeld. Want pas als je weet wat een zieke werknemer je écht kost, kun je slim sturen (of in elk geval niet compleet verrast worden door de cijfers).

Kostenpost 1: loondoorbetaling

Ziek of niet, salarissen moeten betaald worden. Deze verzuimkosten bereken je als volgt:

Bruto jaarsalaris × werkgeverslasten (≈ 1,35) ÷ 240 werkdagen.

Voorbeeld: iemand met een maandsalaris van €3.000 kost je: €3.000 × 12 × 1,35 ÷ 240 ≈ €203 per dag. Da’s geen wisselgeld.

Kostenpost 2: vervangend personeel of tijdelijke kracht

Lukt intern schuiven niet? Dan moet je iemand van buiten halen. Een uitzendkracht of freelancer kost al snel €400 tot €1.000 per dag, afhankelijk van ervaring en hoe snel je iemand nodig hebt.

En dan ben je er nog niet: een tijdelijke kracht draait zelden meteen op volle toeren. Inwerken kost tijd, en de productie ligt vaak alsnog lager. De verborgen kosten van vervanging bij verzuim zijn vaak groter dan je denkt.

Kostenpost 3: gemiste omzet of productiviteit

Als je salesmanager, monteur of programmeur uitvalt, merk je dat meteen in je omzet. Er wordt minder verkocht, minder geproduceerd en minder opgeleverd. Simpel: minder werk = minder facturen = minder inkomsten.

Geen prettig vooruitzicht allemaal. Hoeveel je precies misloopt, is volledig afhankelijk van hoe je je business hebt ingericht en in welke branche je zit. Als vuistregel kun je stellen dat je door ziek personeel een evenredig deel aan inkomsten misloopt. Dus 1 op de 20 werknemers ziek leidt tot 5% minder handel.

Kostenpost 4: administratie & begeleiding

Ziekmelding hier, gesprek daar, tussendoor nog de arbodienst aan de lijn. Voor je het weet ben je weer een uur verder. Al die opvolging, formulieren en re-integratie afspraken kosten tijd. Tijd van HR of van jou als ondernemer. En laten we eerlijk zijn: die tijd besteed je liever aan klanten, groei of gewoon aan het runnen van je bedrijf.

Overige kosten: de kosten onder de motorkap

En dan zijn er nog de kosten die niet in je Excel-sheet staan, maar je wel voelt. Denk aan:

• Re-integratietrajecten die maanden duren en veel begeleiding vragen.
• Juridische kosten of gedoe rondom ontslag.
• Verlies van kennis, onrust in het team, mensen die afhaken of weggaan.

Dat soort verborgen verzuimkosten zie je niet direct op je rekeningafschrift, maar geloof ons: ze tikken onverminderd door. 

Zoals je inmiddels wel begrijpt: verzuim is duur. En dat mag best een keer hardop gezegd worden. Maar wie zijn verzuimkosten slim berekent en inzicht houdt in zijn mensen, kan veel ellende (en euro’s) besparen.

Gemiddeld verzuim, sectoren en trends

Verzuim is geen hype, maar een constante. In Nederland ligt het gemiddelde verzuimpercentage op zo’n 4,6% tot 5% van alle werktijd. Met andere woorden: van iedere 100 werkdagen gaan er 4 tot 5 verloren door ziekte. Geen kleine kostenpost dus.

Langdurig verzuim en wettelijke verplichtingen

Langdurig verzuim is de grote baas van alle verzuimsoorten. Daar praten we niet over dagen, maar over maanden. En dan krijg je te maken met een aantal regels:

Loondoorbetalingsplicht

Wordt een werknemer ziek? Dan moet je als werkgever het loon tot 104 weken (2 jaar) blijven doorbetalen. Minimaal 70% van het salaris dus. Dat staat in de Wet loondoorbetaling bij ziekte. En in het eerste jaar moet dat minstens gelijk zijn aan het wettelijk minimumloon.

Na die 2 jaar ben je in principe klaar met loondoorbetaling, tenzij je je re-integratieplicht hebt laten liggen.

Re-integratie & verplichtingen

Zodra een werknemer ziek is, ligt de bal bij jou als werkgever. Samen werken aan terugkeer naar passend werk. Dat is niet optioneel, maar verplicht volgens de Wet Verbetering Poortwachter.

Ook de werknemer moet meewerken. Doet hij of zij dat niet? Dan loop je het risico op een loonsanctie of dat het WIA-traject later start. Niet afwachten maar handelen dus.

Wanneer is het tijd voor de WIA?

Is je werknemer 2 jaar (104 weken) ziek? Dan kan hij of zij een WIA-uitkering aanvragen bij het UWV. Dat is het officiële moment waarop de overheid het stokje kan overnemen.

Let op! Je bent als werkgever niet automatisch klaar na 2 jaar. Heb je je re-integratie huiswerk niet goed gedaan? Dan kan het UWV je verplichten om nog maximaal 1 jaar door te betalen.

• Aimée
• Head of Talent & People

Verzuimverzekering: wel of niet afsluiten?

Een zieke werknemer kan je al snel tienduizenden euro’s kosten. Een verzuimverzekering vangt een groot deel van dat risico af, maar is niet verplicht. De vraag is niet: ‘Moet ik deze verzekering nemen?’, maar: ‘Kan ik het zelf dragen als iemand langdurig uitvalt?’. Heb je personeel en geen mega-buffer? Dan is een verzuimverzekering geen overbodige luxe, maar gewoon slim risicomanagement.

Wat dekt een verzuimverzekering?

Een verzuimverzekering is een financieel vangnet wanneer een medewerker uitvalt. Dit zit er meestal bij inbegrepen:

• Loondoorbetaling bij ziekte gedurende (de eerste) twee jaar. 
• Kosten voor re-integratie, begeleiding en arbodienstverlening. 
• Soms zijn werkgeverslasten (pensioen, sociale premies) meeverzekerd.

Voor wie is een verzuimverzekering relevant?

Als je personeel hebt, loop je het risico op een flinke kostenpost wanneer iemand langdurig ziek wordt. Een verzuimverzekering hoort dan op je radar. Met name bij mkb-ondernemingen met vaste medewerkers en bedrijven die geen dikke reserve hebben voor loondoorbetaling of re-integratiekosten. 

Let op: Ben je DGA zonder personeel? Dan kom je vaak niet in aanmerking voor de dekking. Of de voorwaarden zijn ineens een stuk strenger.

• Aimée
• Head of Talent & People

Kosten & premie-indicatoren

Wat moet je ongeveer neertellen? Ruwe richtlijn: 1,5% tot 5% van je totale loonsom per jaar. Maar let op: jouw deal hangt af van een aantal variabelen.

Factoren die bepalen hoeveel jij betaalt:

• Branche: fysiek werk of risicovolle functies = hogere premie.
• Bedrijfsgrootte: hoe meer medewerkers, hoe groter de kans op uitval = hogere premie.
• Historisch verzuim: als je vaak zieken hebt gehad, gooi je de premie omhoog.
• Eigenrisicoperiode: hoe langer je zelf het eerste deel betaalt voor de verzekering, hoe lager je premie wordt.
• Dekkingsniveau: 70% van loon of 100%? Werkgeverslasten erbij of niet? Allemaal bepaalt het tarief.

Tip: Wil je een idee krijgen van wat een verzuimverzekering jou kost? Veel verzekeraars hebben een online premieberekenaar waar je met je loonsom, branche en aantal medewerkers een snelle indicatie krijgt. Geen hogere wiskunde, gewoon even invullen en je weet waar je staat qua maandlasten.

• Aimée
• Head of Talent & People

Verzuimverzekering voor zzp’ers / zonder personeel

Heb je geen personeel of ben je zzp’er? Dan is een verzuimverzekering meestal niet jouw speeltuin. Deze dekt immers de kosten van loondoorbetaling bij ziekte van werknemers, en die heb je als zzp’er simpelweg niet.

Wat dan wel? Kijk eerder naar een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV), een broodfonds of bouw een buffer op. Dat zijn oplossingen die jou beschermen als jijzelf uitvalt.

Verzuim is duur. Slim sturen loont.

Ziekteverzuim is duur. Punt. Je betaalt loon door, mist omzet en steekt tijd in vervanging en re-integratie. Maar met inzicht in de kosten, een helder verzuimbeleid en aandacht voor gezonde medewerkers houd je grip. Je voorkomt verzuim nooit helemaal, maar je kunt het wel slim managen.