- Loonheffing is een maandelijks voorschot op inkomstenbelasting, ingehouden door werkgevers, gebaseerd op bruto salaris.
- Loonheffingskorting verlaagt de belastingdruk, maar kan slechts bij één inkomen tegelijk worden toegepast, gunstigste keuze is cruciaal.
- Correcte loonheffing berekenen is complex, vermijd fouten en verlies van vertrouwen door gebruik te maken van geschikte software of professionals.
Zodra je iemand op de loonlijst zet, komt loonheffing om de hoek kijken. Niet het spannendste onderdeel van ondernemen, maar wel eentje dat maandelijks terugkomt. Loonheffing is simpel gezegd het pakket aan belastingen en premies dat jij inhoudt op het loon van je medewerkers én deels zelf betaalt. Denk aan zaken als belasting op het loon, sociale premies en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. Hoe je het precies berekent en afdraagt, leggen we hieronder stap voor stap uit. Zo weet je zeker dat je administratie klopt, je medewerkers krijgen waar ze recht op hebben en de Belastingdienst niet onverwacht op je deur klopt.
Daarom leggen we je in dit artikel precies uit wat loonheffing is, hoe loonheffingen voor werkgevers werken en hoe je ze correct berekent en aangeeft. Zodat jij zeker weet dat je werknemers krijgen waar ze recht op hebben, jouw administratie klopt én de Belastingdienst geen verrassingen voor je in petto heeft.
Wat is loonheffing?
Loonheffingen zijn alle belastingen en premies rond het loon van je medewerker. Een deel houd je in op het salaris. De andere helft, zoals de werknemersverzekeringen en de bijdrage Zvw, mag jij zelf bekostigen. Prettig verdeeld dus: zij krijgen het salaris, jij de rekening.
Het is een voorschot op de belasting en premies die werknemers uiteindelijk moeten betalen. In plaats van één grote klap aan het einde van het jaar, wordt het alvast elke maand verrekend. Wel zo vriendelijk voor je medewerkers en vooral… verplicht voor jou.
Een loonheffing bestaat uit drie onderdelen die samen bepalen hoeveel er wordt ingehouden:
1. Loonbelasting en premie volksverzekeringen
De ‘klassieke’ inhouding op het loon: dit is de combinatie van loonbelasting en premies voor AOW, Anw en Wlz. Jij houdt dit bedrag in en draagt het af namens de werknemer.
2. Premies werknemersverzekeringen
WW, WIA, WAO: deze betaal je volledig zelf als werkgever. Ze vormen een belangrijk deel van je werkgeverslasten.
3. Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
Nog een premie die jij als werkgever betaalt. Werknemers merken ’m niet in hun nettoloon, maar hij moet wél worden afgedragen.
Goed om te weten: loon is meer dan alleen gewerkte uren. Ook vakantiegeld, onregelmatigheidstoeslagen, bonussen en de bijtelling van een auto van de zaak tellen vrolijk mee. Je loonadministratie is dus soms net een verrassingspakket.
Tip: Wil je weten wat medewerkers minimaal moeten verdienen? Bekijk dan het actuele minimumloon.
Welke onderdelen moet je als werkgever inhouden en afdragen?
Loonheffing is niet één bedrag, maar een pakket van verschillende inhoudingen en premies. Een soort financiële tapas: alles komt samen op één loonstrook, maar elk hapje heeft z’n eigen regels en spelregels. Hieronder vind je de drie onderdelen waar je als werkgever mee te maken hebt.
Loonbelasting en premie volksverzekeringen
Dit zijn de bedragen die je rechtstreeks inhoudt op het brutoloon van je medewerker. Samen vormen ze het grootste deel van de loonheffing. De loonbelasting is de voorheffing op de inkomstenbelasting en de premie volksverzekeringen gaat naar AOW, Anw en de Wlz. Jij houdt ze iedere maand in en draagt ze af aan de Belastingdienst.
Tip: De Belastingdienst werkt elk jaar met nieuwe loonbelastingtabellen. Gebruik altijd de juiste tabel voor het juiste tijdvak. Een verkeerde tabel betekent een verkeerde inhouding, en die moet je later herstellen.
- Jeroen
- Head of Finance
Premies werknemersverzekeringen
Dit zijn premies voor onder andere WW, WIA en WAO. Deze worden níet ingehouden op het loon van de werknemer, maar zijn volledig voor rekening van jou als werkgever. Ze vormen een belangrijk deel van je werkgeverslasten en komen bovenop het brutoloon.
Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
Daarnaast betaal je als werkgever de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. Werknemers merken deze bijdrage niet in hun nettoloon, maar jij draagt ’m wel af. De eigen zorgpremie die een werknemer maandelijks betaalt aan de zorgverzekeraar staat hier volledig los van.
Wist je dat… Loonheffingen samen een groot deel vormen van de financiering van ons sociale stelsel? Met elke loonbetaling draag je dus niet alleen zorg voor je medewerker, maar ook voor AOW, zorg en andere voorzieningen in Nederland.
- Jeroen
- Head of Finance
Wanneer en hoe doe je aangifte loonheffingen?
Zodra je personeel hebt, krijg je er automatisch een tweede baan bij: die van loonaangifte-regisseur. Je houdt loonheffing in, maar je moet het natuurlijk ook netjes doorgeven en afdragen aan de Belastingdienst. Dat doe je via de aangifte loonheffingen, meestal elke maand.
Aanmelden als werkgever
Voor je überhaupt kunt beginnen, moet je je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Je krijgt dan een loonheffingennummer, het unieke nummer dat je gebruikt voor alle aangiften en betalingen. Zonder dat nummer kun je geen stap zetten in de loonadministratie.
Tip: Start je een nieuw bedrijf of neem je voor het eerst personeel aan? Meld je dan op tijd aan. De Belastingdienst registreert je niet automatisch als werkgever.
Hoe vaak doe je aangifte?
De meeste werkgevers doen maandelijks aangifte loonheffingen. Je kunt ook kiezen voor een aangiftetijdvak van vier weken, maar dan moet je dat vooraf goed instellen in je salarissoftware. Wat je kiest maakt niet uit, zolang je maar consequent bent. In beide gevallen geldt een simpele regel: je dient je aangifte altijd uiterlijk in op de laatste dag van de maand die volgt op het tijdvak.
Tijdvakcodes en aangiftedata
Elke periode heeft een eigen tijdvakcode. Je salarissoftware of accountant vult die automatisch in, maar het is handig om te weten dat deze codes bepalen bij welk aangiftetijdvak jouw loonaangifte hoort. De Belastingdienst koppelt jouw betaling namelijk aan die code.
Inloggen en indienen
Tot ongeveer tien werknemers kun je je aangiften doen via Mijn Belastingdienst Zakelijk, waarvoor je DigiD of eHerkenning gebruikt. Heb je meer personeel, dan moet je overstappen op software die geschikt is voor Digipoort. Dat vraagt iets meer technische voorbereiding, maar werkt voor de meeste bedrijven uiteindelijk het eenvoudigst.
Bewaarplicht
Je loonadministratie moet je minimaal zeven jaar bewaren. Ja, zeven. Alles moet erin: loonstroken, contracten, mutaties, pensioenbijdragen en elke berekening die ooit is gemaakt. Niet omdat het gezellig is, maar omdat de Belastingdienst graag terugkijkt. En als zij dat willen, dan wil jij vooral dat alles netjes op orde ligt.
Correcties doen bij fouten
Fout gemaakt? Gefeliciteerd, je bent een mens. Gelukkig kun je loonaangiften gewoon corrigeren. Hoe sneller je dat doet, hoe kleiner de kans dat de Belastingdienst met een naheffing of boete zwaait. Een verkeerde tabel, een vergeten wijziging, een bijtelling die nét iets te enthousiast is ingevuld… het gebeurt. Zolang je het snel oplost, blijft het bij een kleine tegenvaller in plaats van een groot hoofdpijndossier.
Boetes bij te late aangifte
De Belastingdienst hanteert meestal een coulancetermijn van zeven dagen. Ben je structureel te laat, dan kunnen er boetes volgen. Die beginnen laag, maar kunnen oplopen tot duizenden euro’s. Geen aanrader dus.
Wist je dat… De Belastingdienst te late of foutieve loonaangiften als een risico-indicatie voor je onderneming ziet? Tijdig en correct indienen maakt je financiële profiel sterker, ook richting banken of andere financiers.
Hoe bereken je loonheffing voor jouw personeel?
Loonheffing berekenen klinkt alsof je eerst een mini-opleiding moet volgen, maar in de basis draait het om één ding: hoe kom je van brutoloon naar nettoloon, inclusief alle verplichtingen die jij als werkgever moet afdragen? De truc is om stap voor stap te werken en de juiste tabellen en gegevens te gebruiken.
De basis: wat valt onder het loon?
Alles begint met het brutoloon. Dat is breder dan alleen het afgesproken salaris.
Ook dit telt mee:
- Vakantiegeld
- Bonussen en overwerk
- Toeslagen en provisies
- Bijtelling voor een auto van de zaak
- Fooien of vergoedingen die belast zijn
Al deze bedragen bij elkaar vormen het loon waarover je loonheffing moet berekenen.
Brutoloon minus inhoudingen
Van dit brutoloon trek je een aantal bedragen af, zoals:
- het werknemersdeel van de pensioenpremie (als dit van toepassing is)
- eventuele andere inhoudingen volgens de arbeidsvoorwaarden
Wat je dan overhoudt, is de grondslag voor de loonheffing: het bedrag waarover loonbelasting en premie volksverzekeringen worden berekend.
Heffingskorting: wel of niet toepassen?
Werknemers moeten zelf aangeven of je de loonheffingskorting moet toepassen. Dat gebeurt via het formulier opgaaf gegevens voor de loonheffingen. De stelregel is simpel: de korting mag maar bij één werkgever tegelijk worden gebruikt. Doet iemand dat per ongeluk bij twee inkomens tegelijk, dan moet diegene vaak belasting terugbetalen.
Wist je dat… Veel fouten ontstaan doordat werknemers vergeten dat een UWV-uitkering óók een inkomen is? Twee keer loonheffingskorting = bijna altijd gedoe bij de aangifte inkomstenbelasting.
- Jeroen
- Head of Finance
De premie- en bijdragekant voor werkgevers
Jij betaalt als werkgever óók:
- de premies werknemersverzekeringen (WW, WIA en WAO)
- de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet
Die premies worden bovenop het brutoloon berekend en vormen samen jouw werkgeverslasten. Een werknemer ziet deze bedragen niet, maar jouw boekhouding wél.
Een vereenvoudigd voorbeeld
Stel, een medewerker verdient 3.000 euro bruto per maand.
Brutoloon: 3.000
Minus pensioenpremie werknemer: 150
Grondslag loonheffing: 2.850
Nu worden de tabellen erbij gepakt. Ter illustratie (en met afgeronde, fictieve percentages):
Loonbelasting + premie volksverzekeringen (bijvoorbeeld 37 procent over 2.850): ± 1.055
Eventuele loonheffingskorting: – 250 (als die van toepassing is)
Nettoloon komt dan uit op ongeveer:
3.000 – 150 – 1.055 + 250 ≈ 2.045 euro
Best een verschil met die 3.000 die op papier zo vrolijk oogt.
En dan de werkgeverskant:
Premies werknemersverzekeringen (WW, WIA, WAO) + bijdrage Zvw kunnen samen al snel tussen de 15 en 20 procent van het brutoloon liggen. Stel 18 procent als voorbeeld, dan betaalt de werkgever nog eens:
18 procent van 3.000 = 540 euro
Totale werkgeverslast:
Brutoloon 3.000 + premies 540 = 3.540 euro
Kort samengevat: de werknemer ziet zo’n 2.045 euro verschijnen, terwijl jij als werkgever 3.540 euro aftikt. Een mooi voorbeeld van hoe één salarisbetaling eigenlijk een klein ecosysteem aan geldstromen is.
Let op: dit blijft een vereenvoudigd voorbeeld. In het echt spelen tijdvakken, tabellen, sectorpremies, bijtellingen en andere vrolijke fiscale variabelen mee.
Veelgemaakte fouten bij het berekenen van loonheffing
Zelfs met de beste intenties kan loonheffing je soms verrassen. Eén verkeerd vinkje of vergeten mutatie en de cijfers doen ineens alsof ze een eigen leven leiden. De meest voorkomende missers zie je hieronder terug.
Fouten ontstaan vaak door:
- de verkeerde tabel te gebruiken
- loonheffingskorting verkeerd toe te passen
- medewerkers met meerdere banen
- het verkeerde tijdvak te kiezen
- bijzondere beloningen (zoals bonussen) op de standaardmanier te belasten
Een kleine fout kan tot vertraging, naheffingen of boze medewerkers leiden. En niemand wordt blij van salarisstress.
Tip: Gebruik altijd salarissoftware of schakel een accountant in. Loonheffing met de hand berekenen is een sport die niemand aanraadt, inclusief de Belastingdienst zelf.
- Jeroen
- Head of Finance
Loonheffingen voor werkgevers: waar het vaak misgaat en hoe jij dat voorkomt
Loonheffingen zijn geen hogere wiskunde, maar er zijn genoeg kleine dingen die groot gedoe kunnen veroorzaken. Hieronder vind je de belangrijkste aandachtspunten voor werkgevers, zodat jij probleemloos door je loonadministratie navigeert.
Loonheffingskorting: één keer mag, twee keer is vragen om problemen
Werknemers mogen de loonheffingskorting maar bij één inkomen tegelijk toepassen. Dat lijkt logisch, maar gaat verrassend vaak mis. Zeker bij een combinatie van een baan, een bijbaan of een UWV-uitkering. Twee keer korting betekent bijna altijd dat iemand later belasting moet terugbetalen. En raad eens bij wie ze voor uitleg aankloppen? Juist.
Tip: Laat nieuwe medewerkers die een krabbel hebben gezet onder hun arbeidsovereenkomst altijd direct het formulier opgaaf gegevens voor de loonheffingen invullen. Daarmee voorkom je 95 procent van de ellende.
Loonheffingskorting: één keer mag, twee keer is vragen om problemen
Bij uitzendkrachten of onderaanneming geldt een belangrijke regel: degene die juridisch werkgever is, is inhoudingsplichtige. Maar controleer goed hoe de constructie in elkaar zit. Als er iets misgaat, kan de Belastingdienst namelijk onderzoeken wie er feitelijk leiding gaf. Zorg dus dat je afspraken met leveranciers en uitzendbureaus kloppen.
Tijdvakken en tijdvakcodes: klein detail, groot effect
Gebruik je een verkeerd tijdvak of vul je een verkeerde tijdvakcode in, dan koppel je je aangifte aan de verkeerde periode. De Belastingdienst leest dat als een fout, zelfs als je bedragen kloppen. Je administratie raakt daardoor al snel in de knoop. Goede salarissoftware voorkomt dit, maar blijf zelf ook scherp.
Fouten in loonaangifte: ontdek ze vroeg, corrigeer ze snel
Fouten kunnen altijd gebeuren. Het belangrijke is dat je ze snel herstelt. Een verkeerde tabel, een vergeten mutatie of een fout in een bijtelling kan tot naheffingen en boetes leiden. En hoe langer het blijft liggen, hoe groter de kans dat het duur wordt.
Houd wet- en regelgeving in de gaten
Loonheffingen veranderen regelmatig: nieuwe tabellen, aangepaste percentages, wijzigingen in premies. Controleer deze jaarlijks, zeker rond 1 januari. Eén update missen betekent vaak meerdere maanden herstellen.
Een goede loonadministratie begint intern
Of je nu alles zelf doet of werkt met een accountant: zorg dat je processen duidelijk zijn. Denk aan tijdige mutaties, vaste deadlines, duidelijke rolverdeling en regelmatig controleren of alles klopt. Een sterke loonadministratie voorkomt discussies én stress. Hier is het slim om verder te kijken dan alleen de loonstrook. Veel ondernemers bouwen meer rust in met een liquiditeitsbegroting of door breder te plannen via een financieel plan. Dat geeft overzicht en voorkomt dat loonheffingen je verrassen.
Conclusie: loonheffing hoort erbij, dus doe het goed
Loonheffing is misschien niet het meest feestelijke onderdeel van ondernemerschap, maar het is wél één van de belangrijkste. Zodra je personeel in dienst hebt, ben jij degene die zorgt dat loonbelasting, premies en bijdragen netjes worden ingehouden en afgedragen. Doe je dat goed, dan loopt alles soepel. Doe je dat fout, dan kost het tijd, geld en vaak een vervelende mail of brief van de Belastingdienst.
Met een heldere loonadministratie, de juiste software en een scherp oog voor tijdvakken en heffingskortingen voorkom je gedoe. En hoe beter je dit op orde hebt, hoe prettiger het werkt voor jou én je medewerkers. Wil je investeren in groei, extra personeel aannemen of simpelweg meer lucht creëren in je cashflow? Bekijk dan hoe een zakelijke lening of zakelijk krediet van BridgeFund je kan helpen om vooruit te komen.
Veelgestelde vragen
Loonheffing is het totaalbedrag dat jij als werkgever inhoudt op het loon van je medewerker en afdraagt aan de Belastingdienst. Het bestaat uit loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
Jij als werkgever. Als inhoudingsplichtige zorg je dat loonheffing correct wordt berekend, ingehouden en betaald. Werk je met een payrollbedrijf of uitzendconstructie? Dan ligt de verantwoordelijkheid bij de formele werkgever.
De meeste werkgevers doen maandelijks aangifte loonheffingen. Je dient de aangifte telkens in op de laatste dag van de maand na het tijdvak. Wil je werken met een vierwekentijdvak, dan kan dat ook. Dit moet je wel vooraf instellen in je salarissoftware. De deadlines vallen dan om de vier weken en sluiten niet aan op de kalendermaanden. In beide gevallen geldt: wie te laat indient, riskeert boetes.
Meer dan alleen salaris. Denk aan vakantiegeld, overwerk, bonussen, toeslagen, bijtelling voor een auto van de zaak en soms ook loon in natura. Als het belast loon is, telt het mee.
Fouten kun je corrigeren, maar doe dat zo snel mogelijk. Laat je het te lang liggen, dan loop je risico op naheffingen en boetes. Bovendien leidt salarisgedoe vrijwel altijd tot onnodige stress bij werknemers.
Dat hangt af van hun persoonlijke situatie. Bijvoorbeeld als de loonheffingskorting niet is toegepast op de juiste baan, of wanneer werknemers aftrekposten kunnen opvoeren bij de inkomstenbelasting. Het terugvragen doen ze zelf via de jaarlijkse belastingaangifte.
