Onder ontvangsten zet je uiteraard omzet, maar ook geld dat je privé inbrengt, de storting van een zakelijke lening of ontvangen rente. In de totaalrij tel je alles wat er binnenkomt bij elkaar op.
De categorieën bij een liquiditeitsbegroting zijn iets anders dan bij een winst- en verliesrekening. Afschrijvingen die sterk verschillen per periode wil je duidelijk zien, dus die noem je apart. Uitgaven die elke week, maand of kwartaal redelijk constant blijven hoef je niet verder uit te splitsen.
Om omzet te draaien zal je kosten maken. Een loodgieter heeft installatiemateriaal nodig, een taxichauffeur moet tanken en een kroeg koopt bierfusten in. Bij de chauffeur en de kroeg rekenen gasten direct af. Kosten en omzet vallen dus in dezelfde periode. Voor de loodgieter ligt dat anders, want die stuurt pas een factuur nadat het werk is afgerond. Daarna duurt het nog 30 dagen voordat de klant betaalt. De inkoopkosten gaan daardoor twee maanden eerder van de rekening af dan dat de omzet erbij komt. Vervelend, maar wel voorspelbaar. En dat is precies waar deze begroting voor dient.
Splits de personeelskosten op in subcategorieën. Denk aan acquisitie, salarissen, loonbelasting, pensioenpremie, reiskosten, vakantiegeld, bonussen, kantoorlunch en teamuitjes. Door uitschieters in uitgaven inzichtelijk te maken, kan je daar ruim van tevoren geld voor reserveren. Die borrelplank op de teamuitjes komt namelijk niet als een verrassing als je ‘m al maanden in je agenda had staan.
De aflossing van een lening en betaalde borg gaan wel van je rekening af, maar hebben geen invloed op het resultaat. Daarom vind je ze alleen op je liquiditeit terug. Krijg je borg terug, bijvoorbeeld omdat je de huur van je kantoor opzegt, dan zet je dat bedrag hier met een minnetje ervoor. Bankkosten en rente staan zowel hier als in je resultatenrekening.
Deze regel is gereserveerd voor middelen die langer dan een jaar meegaan en meer dan € 450 kosten. Dat kan een laptop, klopboormachine of bestelbus zijn. Ook nieuwe zit-stabureaus, een winkelrenovatie of goodwill van een horecapand schrijf je over langere tijd af. Dat is meestal 5 jaar, voor gebouwen zelfs 10 jaar. In Excel kan je een opmerking bij de cel met het bedrag plaatsen, zodat je later nog weet om welke investering het gaat, in plaats van je drie jaar later af te vragen waarom er ineens 40.000 euro verdween.
Deze categorie is afhankelijk van je bedrijfssoort. Dit zijn een paar veelvoorkomende voorbeelden:
- Huisvesting: huur van je bedrijfspand, kantoorbenodigdheden en schoonmaakkosten
- Marketing: contentproductie, SEO-optimalisatie en online advertenties
- Overhead: zakelijke etentjes, verzekeringen en je boekhouder
Elke onderneming krijgt te maken met belastingen, met elk hun eigen doel en frequentie.
- Loonbelasting is gebaseerd op het bruto salaristotaal en betaal je elke maand.
- Omzetbelasting betaal je (meestal) elk kwartaal en is het verschil tussen binnengekregen en uitgegeven btw.
- Dividendbelasting is een heffing over uitgekeerde winst aan aandeelhouders en betaal je uiterlijk een maand na de winstuitkering.
- Vennootschapsbelasting betaalt een bv of nv elk jaar over de bedrijfswinst.
- Gemeentelijke belasting voor gebouwen, terrassen en vergunningen betaal je meestal per jaar.
Bij een eenmanszaak, maatschap of vof ben je als eigenaar niet zelf in dienst. Je zakelijke vermogen is gelijk ook je privévermogen. Omdat je geen salaris krijgt, leef je van de winst. Je moet toch eten. Grote kans dat je elke maand een bedrag naar je privérekening overmaakt. Misschien pin je een keer van je zakelijke rekening wat eigenlijk niets met de zaak te maken heeft. Zoals Duinrell-kaartjes voor je gezin of een rondje pils in de voetbalkantine. Alle bedragen die je privé aan je bedrijf onttrekt, zet je hier.
Bereken het totaal van alle uitgaven. Als je nu het beginsaldo plus de ontvangsten min de uitgaven doet, krijg je het eindsaldo van deze periode. En daarmee ook automatisch het beginsaldo van de volgende.
Fictief voorbeeld van een bakkerij, drie maanden op een rij:
