Voorraadbeheer: wat het is, hoe het werkt en wat het kost?

Als je net begint met ondernemen, doe je voorraadbeheer misschien op gevoel. ‘Hier is nog wat plaats in de schuur’ of ‘onder mijn bed kan ik nog wel een doos kwijt’. Maar zodra je groeit, is het slim om een systeem te bedenken. Gelukkig gingen al vele mkb’ers je voor, zodat je het wiel zelf niet opnieuw hoeft uit te vinden. Of überhaupt hoeft te vinden, als je handelt in auto-onderdelen.

De voorraad die het langst ligt, verkoop je het eerst. Dit systeem is vooral handig bij producten met een houdbaarheidsdatum. Zo loop je namelijk minder risico dat een product dat goed verkocht wordt toch onverkoopbaar blijkt, omdat het te lang achterin een schap heeft gestaan.

De producten die het laatst in je magazijn zijn aangekomen, gaan als eerste weer de deur uit. Het voordeel is dat je hierdoor minder hoeft te sjouwen, omdat je nieuwe producten gewoon vooraan kunt zetten. Dit systeem werkt echter alleen voor producten die niet kunnen bederven of lang hetzelfde blijven.

Je koopt het pas in als je het nodig hebt: dat is de gedachte achter just in time. Met deze methode zijn je opslagkosten laag en loop je zelf weinig risico. Nadelen zijn er ook: als je leverancier niet (snel) kan leveren, heb jij niets om te verkopen.

Hierbij sorteer je producten op hoe belangrijk ze zijn voor je omzet. A-producten hebben een hoge omzetwaarde en vragen om strak beheer. B-producten zijn van gemiddeld belang. Periodiek checken is genoeg. C-producten zijn van lage waarde en hebben minimaal beheer nodig.

Heb je een goed systeem bedacht, maar kom je nog steeds in de knel met het beheer van je voorraad? Misschien maak je onbewust één van deze fouten.

Als ondernemer wil je altijd kunnen leveren als je klant daarom vraagt. En dus zorg je altijd voor genoeg voorraad. Dat is een nobel streven, maar voor je liquiditeit is het slecht nieuws. Zolang je je voorraad niet verkoopt, zit je kapitaal vast. En kun je dus ook niets anders doen met je geld, zoals investeren in een nieuw product of de efficiëntie van je bedrijf verbeteren.

Oplossing: bespreek met je leveranciers hoe snel ze kunnen leveren. Is dat binnen één dag? Dan kun je bij een lage voorraad nog steeds snel genoeg handelen om je klanten niet teleur te hoeven stellen.

Je weet misschien wel welke producten het beste verkopen, maar je hebt eigenlijk geen idee hoe snel ze precies gaan. Daardoor moet je de ene keer je levering in de gangpaden parkeren omdat er geen ruimte meer is, en zit je de volgende keer met lege schappen.

Oplossing: voer een berekening uit op basis van het aantal geplaatste bestellingen of schaf software aan voor voorraadbeheer die dit automatisch uitrekent.

Misschien ben je wel bezig met zomer en winter, maar in het jaar zijn er ook andere seizoenspieken om op in te spelen. Denk aan de weken voor de feestdagen, Black Friday of het bruiloftseizoen.

Oplossing: check welke gelegenheden belangrijk zijn voor jouw onderneming en zorg ruim van tevoren voor genoeg voorraad.

Natuurlijk is een fijne samenwerking met je leverancier goed. Maar: je maakt je bedrijf ook kwetsbaar als je voor je hele voorraad afhankelijk bent van die ene persoon die gezellig is aan de telefoon als je je inkopen doet.

Oplossing: leg contact met meerdere leveranciers, zeker voor je kritische producten. Maak afspraken over wat je bij hen inkoopt, en wanneer je aan kunt kloppen als je even klem zit.

O, het oude vertrouwde Excel. Een ideale oplossing voor een beginnende ondernemer, maar als je het serieus wilt aanpakken loop je al snel tegen de grenzen aan. Iets vergeten te registreren of een cijfer verkeerd ingetikt? Dat kan zomaar een dure blunder worden.

Oplossing: stap over op gespecialiseerde voorraadsoftware. Webshops zoals Shopify en Magento hebben dit zelfs al ingebouwd als functie. Er zijn ook gespecialiseerde systemen, zoals Exact, AFAS en Picqer.