- Voorraadbeheer is het proces waarmee je je voorraad inkoopt, in het magazijn zet, bijhoudt en verkoopt.
- Er zijn verschillende methodes voor voorraadbeheer, zoals FIFO, LIFO, Just in Time en ABC-classificatie.
- Met slim voorraadbeheer bespaar je geld en behoud je een gezonde cashflow.
We hebben allemaal die kast in de keuken waar zeven soorten pasta, vijf pakken rijst en vijftien kruidenpotjes staan te wachten om gebruikt te worden. Terwijl ze dat doen, verstrijkt langzaam de houdbaarheidsdatum. Wat zullen we zeggen? Voorraadbeheer is een kunst.
Een kunst die je als ondernemer zeker onder de knie moet hebben. Voorraadbeheer is namelijk voor veel bedrijven een belangrijke kostenpost. Beheer je je voorraad goed, dan hoef je nooit ‘nee’ te verkopen aan je klant en maak je geen onnodige kosten. En daar is iedereen blij mee.
Wat is voorraadbeheer?
Voorraadbeheer is het proces van bestellen, opslaan, volgen en beheren van voorraad. Het gaat dus niet alleen om het neerzetten van producten in je magazijn, maar om alles wat hierbij komt kijken. Het doel van voorraadbeheer is om altijd de juiste hoeveelheid producten op het juiste moment te hebben, tegen zo laag mogelijke kosten.
Goed voorraadbeheer lijkt op het oog simpel, maar in de praktijk is het iets waar veel ondernemers onnodig geld kwijtraken. Te veel voorraad aanhouden kan zorgen voor hoge opslagkosten en veroudering van producten, waardoor je ze misschien onverkocht moet weggooien. Te weinig voorraad betekent gemiste omzet en ontevreden klanten omdat je bestellingen niet kunt voldoen.
Wist je dat… Voorraadbeheer ook in Nederland steeds vaker inventory management wordt genoemd? Dat komt doordat deze term regelmatig te vinden is in software voor voorraadbeheer.
- Mark
- Performance Marketeer
Voorraadbeheer mkb: hierom is het belangrijk
Misschien ben je van nature een hamsteraar die altijd klaar is voor een noodsituatie. Of juist de persoon die tijdens het koken nog een sprint naar de supermarkt moet trekken om het laatste ingrediënt in huis te halen. Wat jouw aanpak thuis ook is, als je onderneemt is het goed om hier een balans in te vinden. Niet alleen omdat het prettiger werkt, maar omdat voorraadbeheer voor een mkb’er tot wel 30% van de activa in beslag neemt.
Dat maakt voorraad één van de grotere kostenposten op de balans. Het kan daarmee flinke impact hebben op hoe je bedrijf draait. Slim beheer van je voorraad heeft een positieve invloed op je cashflow en beschikbare werkkapitaal. Oftewel: je hebt genoeg geld om vrij te kunnen ondernemen.
Zit dat geld vast in voorraad, dan is het tegenovergestelde het geval. Je hebt misschien op papier wel kapitaal, maar je banksaldo zit iets dichter bij nul dan prettig is. Elke dag dat je je voorraad niet verkoopt, is slecht nieuws voor je liquiditeit. Heb je producten die bederven of aan een seizoen gebonden zijn? Dan verandert de onverkoopbare voorraad in een pijnlijke verliespost.
Tip:
Zie je dat producten in je voorraad het einde van hun houdbaarheidsdatum bereiken? Doe ze nu alvast in de uitverkoop, zodat je er toch nog wat aan verdient.
De meest gebruikte methoden voor voorraadbeheer
Als je net begint met ondernemen, doe je voorraadbeheer misschien op gevoel. ‘Hier is nog wat plaats in de schuur’ of ‘onder mijn bed kan ik nog wel een doos kwijt’. Maar zodra je groeit, is het slim om een systeem te bedenken. Gelukkig gingen al vele mkb’ers je voor, zodat je het wiel zelf niet opnieuw hoeft uit te vinden. Of überhaupt hoeft te vinden, als je handelt in auto-onderdelen.
| Methode | Aanpak | Gebruiken bij |
| FIFO | Oude voorraad eerst verkopen | Producten met houdbaarheidsdatum |
| LIFO | Nieuwe voorraad eerst verkopen | Niet-bederfelijke producten |
| Just in Time | Weinig tot geen eigen voorraad aanhouden | Producten waar geen leveringsdruk op zit |
| ABC-classificatie | Voorraad sorteren op belangrijkheid | Diversiteit in klantvraag |
First in, first out (FIFO)
De voorraad die het langst ligt, verkoop je het eerst. Dit systeem is vooral handig bij producten met een houdbaarheidsdatum. Zo loop je namelijk minder risico dat een product dat goed verkocht wordt toch onverkoopbaar blijkt, omdat het te lang achterin een schap heeft gestaan.
Last in, first out (LIFO)
De producten die het laatst in je magazijn zijn aangekomen, gaan als eerste weer de deur uit. Het voordeel is dat je hierdoor minder hoeft te sjouwen, omdat je nieuwe producten gewoon vooraan kunt zetten. Dit systeem werkt echter alleen voor producten die niet kunnen bederven of lang hetzelfde blijven.
Kies je deze methode? Zet een vast moment in je agenda om de voorraad om te draaien. Zo voorkom je dat de oudere producten achterin je schappen stof gaan verzamelen.
- Leslie
- Content Manager
Just in Time (JIT)
Je koopt het pas in als je het nodig hebt: dat is de gedachte achter just in time. Met deze methode zijn je opslagkosten laag en loop je zelf weinig risico. Nadelen zijn er ook: als je leverancier niet (snel) kan leveren, heb jij niets om te verkopen.
ABC-classificatie
Hierbij sorteer je producten op hoe belangrijk ze zijn voor je omzet. A-producten hebben een hoge omzetwaarde en vragen om strak beheer. B-producten zijn van gemiddeld belang. Periodiek checken is genoeg. C-producten zijn van lage waarde en hebben minimaal beheer nodig.
Verkoop je zowel houdbare als niet-houdbare producten? Zet categorieën in je magazijn bij elkaar en stem je beheermethode af op het type product. FIFO om bederven te voorkomen, LIFO zodat je je spullen niet steeds hoeft te verplaatsen.
- Lilian
- Campaign Manager
Veelgemaakte fouten bij voorraadbeheer: zo voorkom je ze
Heb je een goed systeem bedacht, maar kom je nog steeds in de knel met het beheer van je voorraad? Misschien maak je onbewust één van deze fouten.
Je houdt te veel voorraad aan als ‘zekerheid’
Als ondernemer wil je altijd kunnen leveren als je klant daarom vraagt. En dus zorg je altijd voor genoeg voorraad. Dat is een nobel streven, maar voor je liquiditeit is het slecht nieuws. Zolang je je voorraad niet verkoopt, zit je kapitaal vast. En kun je dus ook niets anders doen met je geld, zoals investeren in een nieuw product of de efficiëntie van je bedrijf verbeteren.
Oplossing: bespreek met je leveranciers hoe snel ze kunnen leveren. Is dat binnen één dag? Dan kun je bij een lage voorraad nog steeds snel genoeg handelen om je klanten niet teleur te hoeven stellen.
Je hebt geen inzicht in de omloopsnelheid per product
Je weet misschien wel welke producten het beste verkopen, maar je hebt eigenlijk geen idee hoe snel ze precies gaan. Daardoor moet je de ene keer je levering in de gangpaden parkeren omdat er geen ruimte meer is, en zit je de volgende keer met lege schappen.
Oplossing: voer een berekening uit op basis van het aantal geplaatste bestellingen of schaf software aan voor voorraadbeheer die dit automatisch uitrekent.
Je anticipeert niet op seizoenspieken
Misschien ben je wel bezig met zomer en winter, maar in het jaar zijn er ook andere seizoenspieken om op in te spelen. Denk aan de weken voor de feestdagen, Black Friday of het bruiloftseizoen.
Oplossing: check welke gelegenheden belangrijk zijn voor jouw onderneming en zorg ruim van tevoren voor genoeg voorraad.
Je bent te afhankelijk van je leveranciers
Natuurlijk is een fijne samenwerking met je leverancier goed. Maar: je maakt je bedrijf ook kwetsbaar als je voor je hele voorraad afhankelijk bent van die ene persoon die gezellig is aan de telefoon als je je inkopen doet.
Oplossing: leg contact met meerdere leveranciers, zeker voor je kritische producten. Maak afspraken over wat je bij hen inkoopt, en wanneer je aan kunt kloppen als je even klem zit.
Je houdt je voorraad bij in Excel zonder realtime koppeling
O, het oude vertrouwde Excel. Een ideale oplossing voor een beginnende ondernemer, maar als je het serieus wilt aanpakken loop je al snel tegen de grenzen aan. Iets vergeten te registreren of een cijfer verkeerd ingetikt? Dat kan zomaar een dure blunder worden.
Oplossing: stap over op gespecialiseerde voorraadsoftware. Webshops zoals Shopify en Magento hebben dit zelfs al ingebouwd als functie. Er zijn ook gespecialiseerde systemen, zoals Exact, AFAS en Picqer.
De financiële kant van voorraadbeheer
Voorraadbeheer is meer dan het wel of niet op tijd kunnen leveren van een bestelling. De financiële kant van de medaille is minstens zo groot. Staan producten in je schappen te popelen om hun weg naar een nieuwe eigenaar te vinden, maar is je banksaldo te laag om je mensen te betalen? Dan gaat er iets niet helemaal goed.
Met slim voorraadbeheer houd je je cashflow op orde en zorg je ervoor dat je genoeg werkkapitaal beschikbaar hebt om rekeningen te betalen en salarissen te storten vóór medewerkers aan je bureau staan om vriendelijk doch dringend te verzoeken het geld vandaag nog over te maken. Voor 12.00 uur, als het even kan.
Zit je al in de knel? Wacht niet tot het te laat is, en geef je bedrijf ademruimte met een Flexibel Zakelijk Krediet. Met een krediet kun je geld opnemen wanneer je het nodig hebt, en betaal je alleen rente over het deel dat je gebruikt. Aanvragen kan binnen 5 minuten, waarna je vaak al binnen 24 uur weet waar je aan toe bent. Hier lees je meer over voorraadfinanciering.
Een zakelijk krediet kan ook uitkomst bieden als je in wilt spelen op seizoenspieken of snelle groei. Je gebruikt het geld om voorraad in te kopen, zonder dat je daarvoor je cashflow hoeft op te offeren. Zodra je voorraad de deur uit is en je saldo weer prachtig in de groene cijfers staat, los je het krediet af en betaal je geen rente meer.
Veelgestelde vragen
Ja, naast concrete kosten voor opslag, kost ook vastzittende voorraad geld. Wat in je voorraad zit, kun je immers niet investeren in bedrijfsverbetering. Daarnaast loop je het risico op bedorven of onverkoopbare producten.
Dat hangt af van je type product. First In, First Out is handig bij bederfelijke producten, Last In, First Out bij houdbare producten, Just In Time bij op maat gemaakte producten en ABC-classificatie voor een mix.
Dat hangt af van je systeem. Gebruik je Excel of Google Sheets, dan is dit (zo goed als) gratis. Webshopplatforms als Shopify en Magento hebben ingebouwde beheersystemen. De kosten voor een los voorraadsysteem verschillen per aanbieder.
Was dit nuttig?
Bedankt voor je feedback!
