Deponeren van je jaarrekening: wat is de uiterlijke termijn?

Je hebt het als ondernemer al druk genoeg, dus het opstellen en deponeren van je jaarrekening kan er ook nog wel bij. Hoe lang heb je daar eigenlijk de tijd voor?

Als jij een bv, nv, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij bezit, ben je jaarlijks verplicht de KVK te verblijden met een stapel papierwerk: de jaarrekening. Dat feest begint bij het opmaken van de jaarrekening. Wat is daar de uiterlijke termijn voor?

Termijn voor het opmaken en vaststelling van de jaarrekening

Als we het over jaarrekeningen hebben, moet je twee termen goed uit elkaar houden. Namelijk het opmaken van de jaarrekening en het vaststellen van de jaarrekening.

• Het opmaken van een jaarrekening verwijst naar het proces van het verzamelen, organiseren en opstellen van financiële gegevens van een bedrijf. Oftewel het samenstellen van de balans, winst-en-verliesrekening en toelichtingen.
• Het vaststellen van een jaarrekening verwijst naar de formele goedkeuring van de opgemaakte jaarrekening door het management, de raad van bestuur en/of de aandeelhouders.

Het bestuur van je bedrijf is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening. Zij maken de balans op tussen winst en verlies, en schrijven (uitvoerige) toelichtingen bij het financiële overzicht (haal in die periode maar een extra kopje koffie). Het opmaken van de jaarrekening moet uiterlijk vijf maanden na het boekjaar gebeurd zijn.

Stel dat het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, en dus eindigt op 31 december, dan moet het bestuur op uiterlijk 31 mei de jaarrekening opgemaakt hebben. Daarna gaat het overzicht ter goedkeuring naar de aandeelhouders. De aandeelhouders hebben een vaststellingstermijn voor de jaarrekening van twee maanden. Uiterlijk acht dagen na de vaststelling moet de jaarrekening bij de KVK gedeponeerd zijn.

Uitstel voor het opmaken van de jaarrekening

Het kan natuurlijk gebeuren dat het bestuur de jaarrekening niet op tijd af heeft. Dat zal niet voor het eerst zijn. In dat geval kun je om uitstel vragen bij de aandeelhouders. Zijn de omstandigheden bijzonder genoeg? Dan krijg je nog eens maximaal vijf maanden verlenging voor het opmaken van de jaarrekening. Als we het voorbeeld van hierboven weer aanhalen, dan moet de jaarrekening dus op 31 oktober ter vaststelling bij de aandeelhouders liggen (tien maanden na beëindiging van het boekjaar).

De vaststellingstermijn van de aandeelhouders blijft hetzelfde: twee maanden. Zoals je ziet is het dan alweer 31 december. Aangezien een jaarrekening uiterlijk twaalf maanden na de sluiting van het boekjaar gedeponeerd moet worden, moet dat direct gebeuren.

Wat als de jaarrekening niet binnen de termijn wordt vastgesteld?

Stel nou dat het enorm tegenzit met die jaarrekening en hij is niet op tijd vastgesteld. Wat dan? Dan moet je even heel diep ademhalen. En als de wiedeweerga de opgemaakte jaarrekening deponeren, ook als hij nog niet is vastgesteld. Dat geeft een tijdelijke verlichting, maar ontslaat je niet van de verplichting de jaarrekening vast te stellen. De vastgestelde jaarrekening moet alsnog worden gedeponeerd, ook als de KVK je opgemaakte jaarrekening al binnen heeft.

De termijn voor het indienen van een niet-vastgestelde jaarrekening is binnen zeven maanden na het boekjaar (je hebt immers vijf maanden voor het opstellen en twee maanden voor het vaststellen van de jaarrekening). Heb je vijf maanden uitstel gekregen voor het opmaken van de jaarrekening en is het vaststellen niet op tijd gelukt? Dan deponeer je de niet-vastgestelde jaarrekening binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar (zeven + vijf maanden).

Termijn verlengen voor deponering van de jaarrekening

Het is wettelijk gezien niet mogelijk om uitstel te krijgen voor het deponeren van je jaarrekening, dus zorg ervoor dat je het op tijd doet. Te laat deponeren betekent namelijk kans op een flinke boete.

Niemand wordt vrolijk van deze papierwinkel, maar je bespaart jezelf een hoop kopzorgen als je er op tijd mee begint. Succes!