Wat is btw en wat betekent het voor jou als ondernemer?

Iedere ondernemer krijgt ermee te maken: btw. Je berekent het aan je klanten, je draagt het af aan de Belastingdienst en soms krijg je nog iets terug. Btw lijkt soms op een ingewikkelde truc van de fiscus, maar in de kern is het vrij simpel. Het is belasting die je klant betaalt en die jij netjes mag doorsluizen naar de Belastingdienst. Zie het maar als belasting doorgeefluik. In dit artikel leggen we uit wat btw is, hoe het werkt, welke btw-tarieven er zijn en welke bijzondere regels je niet wilt missen.

Wat is btw?

De btw betekenis: belasting over de toegevoegde waarde. Dat is (bijna) letterlijk wat in het woordenboek staat. Het is een belasting die consumenten betalen bij de aankoop van bijna alles wat je kunt verzinnen. Jij als ondernemer berekent die belasting bovenop je prijs en draagt dit bedrag af aan de Belastingdienst.

Hoe werkt btw?

Het principe van btw is eigenlijk briljant eenvoudig – en precies daarom zo irritant. Jij int btw bij je klanten, maar mag de btw die je zelf betaalt (de zogenaamde voorbelasting) aftrekken. Zo voorkom je dat dezelfde euro steeds opnieuw belast wordt terwijl hij door de keten rolt. Uiteindelijk eindigt de rekening altijd bij de eindconsument, die geen voorbelasting kan terugvragen.

Laten we het concreet maken:

• Je koopt als meubelmaker hout in voor €500 plus €105 btw.
• Je verkoopt een tafel voor €1.000 plus €210 btw.
• Je klant betaalt jou €1.210.
• Jij draagt €210 btw af, maar trekt de €105 btw van je inkoop af.
• Netto betaal je dus €105 aan de Belastingdienst.

Met andere woorden: jij bent slechts de tussenpersoon. Je vangt de btw even op, haalt jouw eigen betaalde btw eruit, en schuift de rest door.

Waarom is dit zo belangrijk?
Omdat het systeem ervoor zorgt dat de btw eerlijk verdeeld wordt over de hele productieketen. Van de houtleverancier tot de meubelmaker tot de winkelier: iedereen rekent btw, maar iedereen mag ook de btw op z’n eigen kosten aftrekken. Alleen de consument staat aan het einde van de keten zonder escape. Die betaalt gewoon, punt.

Tip: Wil je weten wanneer het hoge of lage tarief geldt? Lees ons artikel: De wirwar van btw-tarieven.

• Leslie
• Content Manager

Bijzondere btw-regelingen

Als je vroeger als kind al niet vaak genoeg hebt gehoord dat je bijzonder bent, bestaan er ook bijzondere btw-regelingen. Naast de standaardtarieven zijn er namelijk in de praktijk genoeg uitzonderingen waar ondernemers vaak tegenaan lopen:

• Btw verlegd: in de bouw is dit een klassieker. De btw-verplichting verschuift van leverancier naar afnemer. Je stuurt een factuur zonder btw en de klant geeft het zelf op bij de aangifte. Zie ook: Wat is btw verleggen?
• Btw in de bouw: hoofdaannemer, onderaannemer… in de bouwsector geldt vaak de verleggingsregeling. Als onderaannemer stuur je een factuur zonder btw, en de hoofdaannemer geeft de btw zelf op in zijn aangifte. Zo voorkomt de Belastingdienst dat dezelfde btw twee keer heen en weer gaat.
• Btw op energie: normaal gesproken betaal je 21 procent btw over gas en elektriciteit. De overheid kan dit tarief tijdelijk verlagen, zoals gebeurde tijdens de hoge energieprijzen in 2022. Het idee: de rekening voor ondernemers en huishoudens iets draaglijker maken. Check daarom altijd of er op dit moment een aangepast tarief geldt.
• Btw op zonnepanelen: sinds 2023 geldt vaak het 0 procent btw-tarief bij de levering en installatie van zonnepanelen op woningen. Dat scheelt gedoe met het terugvragen van btw bij de Belastingdienst.
• Btw auto: zakelijke auto’s hebben hun eigen btw-regels, vooral bij privégebruik. Zo betaal je vaak een forfaitaire correctie of moet je kilometers bijhouden om de btw goed te verrekenen. Handig om vooraf te checken, zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.
• Btw vrijstelling: sommige sectoren, zoals zorg, onderwijs en kinderopvang, rekenen helemaal geen btw. Klinkt aantrekkelijk, maar de keerzijde is dat je de btw op je eigen kosten ook niet mag aftrekken. Daardoor kan een btw-vrijstelling financieel minder voordelig zijn dan het lijkt.

Btw-aangifte voor ondernemers

Iedere ondernemer die btw-plichtig is, moet regelmatig btw-aangifte doen. Hoe vaak dat moet, hangt af van je situatie: sommige ondernemers doen dit elke maand, anderen elk kwartaal en een kleine groep maar één keer per jaar. Voor de meeste mkb’ers en zzp’ers is het kwartaalritme de norm.

Bij een aangifte draait het niet om een spannend essay, maar om een paar harde cijfers: je omzet exclusief btw, de btw die je klanten hebben betaald, de btw die jij hebt betaald aan leveranciers en het saldo dat je moet afdragen of terugkrijgt. Wil je zien hoe dat er in de praktijk uitziet? Bekijk dan ons voorbeeld van een btw-aangifte.

Belangrijk: de Belastingdienst verwacht dat je deze cijfers op tijd indient en dat je het juiste bedrag betaalt. Te laat indienen levert direct een boete op – en dat gebeurt vaker dan je denkt. Volgens de Belastingdienst krijgen ondernemers die hun aangifte of betaling te laat doen standaard een verzuimboete, die kan oplopen tot duizenden euro’s. Reken er dus niet op dat je met een goed verhaal wegkomt (en een paar knipperende ogen); de fiscus heeft minder geduld dan je klanten.

Tip: gebruik facturatiesoftware. Daarmee voorkom je de meeste van deze fouten en krijg je een seintje als de aangifte weer op de agenda staat. Lekker makkelijk én minder stress.

• Anthia
• CRM Marketeer

Conclusie: wat je écht moet onthouden over btw

Btw lijkt ingewikkeld, maar uiteindelijk ben je vooral doorgeefluik van de Belastingdienst. Als je weet welk tarief je moet rekenen, hoe je btw berekent en wanneer er uitzonderingen gelden, kom je een heel eind. Kortom: maak het jezelf makkelijk, gebruik de juiste software en check bij twijfel de kennisbank. Zo voorkom je fouten, boetes en slapeloze nachten. En onthoud: btw is niet jouw geld. Het is alsof je even op de centen van de Belastingdienst mag passen.