Een factuur maken: hoe doe je dat? 

Ondernemen is leuk, maar het wordt pas echt leuk als je een factuur mag versturen. Toegegeven, dan moet-ie nog betaald worden, maar het feest begint daar. 

Nou maakt de ene ondernemer zelf facturen in een excelletje, en gebruikt de ander er weer een superdeluxe boekhoudpakket voor. Zo eentje die automatisch doornummert, klantgegevens ophaalt bij de KVK en een herinnering stuurt aan die klant die toevallig net jouw factuur vergeten is. Het is maar net wat je makkelijk vindt. Wel is het handig om rekening te houden met hoe je de rest van je boekhouding bijhoudt. Gaat alles in de schoenendoos? Dan kun je er beter voor kiezen om je facturen via Word. Excel, Canva of Adobe op te maken. Gebruik je al boekhoudsoftware voor bijvoorbeeld btw-aangifte of ben je dit van plan aan te schaffen? Dan biedt zo’n boekhoudprogramma ongetwijfeld ook een facturatie functionaliteit, en is het handig om alles op één plek te houden.

Zelf je factuur maken met Excel of Word

Ook in je tekstverwerker of spreadsheet kun je prima een factuur maken. Belangrijk is dat je alle klantspecifieke gegevens aanpast naar de betreffende klant of opdrachtgever en de facturen doornummert. Dat is van belang omdat de Belastingdienst (en jijzelf ook) op die manier eenvoudig je facturen kan terugvinden. Goed opletten, want eenmaal verstuurd is het best een hoop gedoe om een factuur te corrigeren. Check, check, dubbelcheck. 

Wil je meer aandacht besteden aan hoe de factuur eruitziet? In Canva (gratis) en Adobe (niet gratis) vind je ook factuursjablonen die je kunt invullen en aanpassen naar jouw bedrijf.

Verplichte gegevens op je factuur

Je mag je factuur maken zoals jij het wilt. Felle logo’s, achtergrondkleuren, je mag je facturen zelfs afdrukken op gekleurd papier of met glow in the dark inkt printen als jij vindt dat dat nodig is. Maar voor de gegevens die erop staan zijn er wel eisen. De Belastingdienst wil dat je factuur tenminste de volgende gegevens bevat:

• Jouw naam, adres, btw-identificatienummer en KVK-nummer
• Naam (of handelsnaam) en adres van je klant of opdrachtgever
• Factuurdatum
• Factuurnummer (doornummeren)
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten inclusief leverdatum
• Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
• Het btw-tarief en btw-bedrag 

Als je zaken doet met bedrijven in andere EU-landen, kan het zijn dat je nog wat extra gegevens moet vermelden. Bijvoorbeeld als je de btw verlegd (interne link), een maatregel om internationaal zakendoen te vergemakkelijken.

Aanvullende gegevens op je factuur

Een factuur maken stelt op zich natuurlijk niet zoveel voor. Maar wat als je klant of opdrachtgever specifieke zaken op z’n factuur wil hebben staan?

• Als je met de hand facturen maakt is dat eenvoudig op te lossen. Een kostenplaats, projectnummer of extra contactpersoon is snel toegevoegd.
• Maak je gebruik van een boekhoudpakket, dan moet je soms even zoeken. De verplichte informatie staat standaard aan, voor extra gegevens moet je sleutelen aan de opmaak van je facturen. Kleine tip: de helpdesk bestaat niet voor niets.

Een vereenvoudigde factuur maken

In bepaalde gevallen kom je weg met minder gegevens op je factuur. Formeel heet zoiets een vereenvoudigde factuur. Die mag je maken in twee gevallen:

• Het factuurbedrag is maximaal € 100, inclusief btw 
• De factuur is een wijziging van de oorspronkelijke factuur

Op een vereenvoudigde factuur hoeven slechts de volgende gegevens te staan:

• De factuurdatum
• Je naam en adresgegevens
• Goederen of diensten die je hebt geleverd
• Btw
• Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (indien van toepassing)

Als je veel met particulieren of relatief kleine bedragen te maken hebt, is de vereenvoudigde factuur een snelle manier van facturen maken. Zo houd je meer tijd over voor andere dingen.

Facturen maken met een boekhoudpakket

Met een boekhoudpakket maak je het jezelf een stuk makkelijker om een factuur te maken. Het pakket verzorgt de opmaak en nummering. Zelf hoef je alleen de specifieke gegevens in te vullen: je klantgegevens en de diensten of goederen die je in rekening brengt. Zo’n pakket kan best wat tijd schelen. Als het boekhoudpakket ook nog eens gekoppeld is aan een bankrekening, zie je meteen of er facturen verlopen zijn. 

Gratis online je factuur maken

Heb je geen uitgebreid eisenpakket en maak je weinig facturen? Dan zijn er een aantal online boekhoudpakketten om gratis facturen mee te maken. Ze zijn vaak beperkt qua functionaliteit, maar nemen je toch werk uit handen. En voor de kosten hoef je het dus al helemaal niet te laten. Het is wel handig om de kleine lettertjes goed te lezen, zeker wat privacy en beveiliging betreft. Voor veel gratis online diensten geldt nog altijd if the product’s free, you are the product. Het is maar een tip.

Een betaald boekhoudpakket om facturen te maken

Voor de meeste ondernemers is een betaald boekhoudpakket een betere oplossing om facturen te maken. Voor jouw abonnementsgeld krijg je naast facturen en overzicht ook goede beveiliging en doorontwikkeling. Voor een paar euro tot een paar tientjes per maand heb je een betrouwbaar online boekhoudpakket om je administratie bij te houden. Heb je een heel uitgebreide administratie of wat meer eisen, dan kunnen de kosten wat hoger zijn. Maar de software bespaart je sowieso tijd, en dat is onbetaalbaar 😉.

Online facturen maken

Het zal je niet verbazen dat verreweg de meeste betaalde boekhoudpakketten online zijn. Vaak komen ze met een mobiele app, waarmee je je administratie echt overal in de gaten kunt houden. Nou ja, niet als je op safari bent in de Amazone, waar je waarschijnlijk geen mobiel internet hebt. Maar op al die andere plekken ter wereld log je makkelijk in met je mobiel, tablet of laptop. Even snel een factuur maken, een factuurstatus checken, herinnering sturen of een offerte opstellen voor die ene nieuwe opdrachtgever. 

Boekhoudsoftware installeren op je computer

Er is nog altijd boekhoudsoftware die je zelf moet installeren op je computer. Je hebt daardoor misschien niet overal toegang, maar wel volledige controle over toegang en security. Een factuur maken kan ook offline en er zijn genoeg ondernemers die dat hartstikke prima vinden. Updates krijg je meestal via internet, zodat je boekhoudpakket toch up-to-date blijft.

Factuur maken als je gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling

Als je gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling (KOR) (interne link), hoef je geen btw (interne link) in rekening te brengen. Toch is enkel het btw-percentage en -bedrag weglaten op je factuur niet voldoende. Voor de administratie van je klant of opdrachtgever is het belangrijk dat je expliciet op je factuur zet dat je vrijgesteld bent van btw. Iedereen blij ☺

Maken die factuur!

Waar zit je nog op te wachten? Ga direct facturen maken, zodat je bankrekening zo snel mogelijk volstroomt met geld van al die tevreden klanten. Als het goed is, worden je klanten elke keer dat je een factuur stuurt weer blij. Aan de ene kant omdat ze er een fantastisch product of dienst voor hebben gehad, aan de andere kant omdat ze zo graag met je samenwerken. Dat je factuur ze geld kost, nemen ze dan op de koop toe 😉.