Voorbeeld btw-aangifte: zo vul jij de aangifte omzetbelasting in

Btw-aangifte doen hoort erbij zodra je ondernemer bent. Niet het leukste onderdeel van je maand, maar wél eentje die bepaalt of je binnen de lijntjes van de Belastingdienst kleurt. In dit artikel lopen we stap voor stap door een voorbeeld btw-aangifte, zodat jij precies weet wat je moet invullen in elk onderdeel van het formulier. Geen vakjargon dat je laat hyperventileren, maar een helder overzicht waarmee zelfs termen als ‘intracommunautaire prestaties’ of ‘verleggingsregelingen’ ineens logisch klinken.

Je ziet hoe alle onderdelen van de btw-aangifte zijn opgebouwd, wat de Belastingdienst precies van je verwacht en waar ondernemers vaak fouten maken. Met dit stappenplan wordt de aangifte omzetbelasting minder een zwarte doos en meer een simpel klusje dat je met een kop koffie in twintig minuten fixt.

Voorbereiding: controleer eerst je gegevens

Voordat je enthousiast het formulier opent en begint te klikken alsof je een high-score probeert te halen, is er één ding belangrijker dan alles: je voorbereiding. Een voorbeeld btw-aangifte invullen gaat namelijk een stuk soepeler als de basis klopt.

Begin met het checken van de gegevens die de Belastingdienst over jou heeft. Klopt je bedrijfsnaam? Staat je btw-nummer goed? Is het bankrekeningnummer nog hetzelfde als vóórdat je besloot over te stappen naar die hippe nieuwe bank? Het lijkt triviaal, maar één verkeerd nummer kan er zomaar voor zorgen dat je minutenlang in de wachtrij staat bij de klantenservice. En daar heeft niemand zin in.

Daarna kijk je naar je eigen administratie. Je hebt drie dingen nodig voor een kloppende btw-aangifte:

• al je verkoopfacturen van het tijdvak
• al je inkoopfacturen met btw
•  eventuele buitenlandse leveringen of diensten die onder ICP of export vallen

Heb je dat allemaal in één overzicht? Dan ben je al halverwege.

Tot slot check je je aangiftetijdvak. De Belastingdienst bepaalt of je per maand, kwartaal of jaar aangifte doet. Dat staat in de brief die je kreeg toen je btw-nummer werd toegekend. Twijfel je? Je vindt het altijd terug zodra je inlogt op Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Stap voor stap door het formulier

De digitale btw-aangifte ziet er misschien uit als een verzameling mysterieuze vakjes, maar als je het formulier eenmaal doorhebt, voelt het meer als gewone administratie dan als een IQ-test. Hieronder vind je een helder stappenplan waarmee je precies weet wat je waar moet invullen. Deze uitleg volgt de structuur van een écht voorbeeld btw-aangifte formulier zoals je dat ziet in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Rubriek 1: Prestaties binnenland

Hier begint het echte werk. In Rubriek 1 vul je de omzet in die je in Nederland hebt gefactureerd. Alles wat je binnenlandse klanten bij jou hebben gekocht, komt hier voorbij. Je vult altijd de omzet exclusief btw in én het bijbehorende btw-bedrag.

Deel a: Leveringen en diensten met hoog tarief

Het 21 procent btw-tarief is het standaardtarief in Nederland. De meeste ondernemers vallen hieronder. Denk aan marketingdiensten, softwareontwikkeling, advies, kledingverkoop en de meeste fysieke producten.

• Linkerkant: je omzet exclusief btw
• Rechterkant: de bijbehorende btw

Deel b: Leveringen en diensten met laag tarief

Het 9 procent btw-tarief gebruik je bij basisbehoeften zoals voedingsmiddelen, boeken, medicijnen, maar ook bij diensten zoals een knipbeurt of het laten repareren van je fiets. Ook hier vul je omzet en apart in.

Deel c: Leveringen en diensten met overige tarieven (behalve 0 procent)

Dit vakje blijft bij de meeste ondernemers gewoon leeg. Het wordt namelijk gebruikt voor bijzondere btw-tarieven die in specifieke sectoren voorkomen. Een goed voorbeeld zijn sportkantines die kiezen voor het forfaitaire tarief van 13 procent. Werk je niet in zo’n uitzonderingscategorie? Dan kun je deze zonder schuldgevoel overslaan.

Deel d: Privégebruik

Deze vul je alleen in bij de laatste btw-aangifte van het jaar. Het gaat om situaties waarin je zakelijke goederen ook privé gebruikt. De Belastingdienst noemt dit een fictieve levering, omdat je iets van de zaak privé gebruikt zonder dat er omzet tegenover staat.

Voorbeelden van privégebruik:

• je zakelijke auto gebruiken voor een vakantie naar Oostenrijk
• privé mee-internetten op je zakelijke glasvezel
• als aannemer een extra dakkapel op je eigen huis zetten met bedrijfsmateriaal

Links vul je de (geschatte) kostprijs in. Rechts het btw-bedrag.

Deel e: Leveringen en diensten met 0 procent of niet bij jou belast

Hier komen twee soorten omzet terecht:

1. omzet met 0 procent btw, zoals internationaal passagiersvervoer of zonnepaneleninstallatie
2. omzet waarbij de btw is verlegd naar je klant

Dus: staat er op je factuur ‘btw verlegd’? Dan hoort de omzet hier.

Tip: Twijfel je welk tarief je moet toepassen? We hebben een overzicht van alle btw-tarieven per soort product of dienst. Altijd handig om even te checken voordat je een verkeerde categorie invult.

• Jeroen
• Head of Finance

Rubriek 2: Verleggingsregeling binnenland

De verleggingsregeling betekent dat jij géén btw op de factuur zet en dat de klant de btw moet aangeven. Dit gebeurt bijvoorbeeld in de bouw, bij onderaannemers of in branches waar fraudegevoeligheid een rol speelt.

In deze rubriek vul je de omzet in waarvoor jij btw hebt verlegd óf waarvoor jouw leverancier btw naar jou heeft verlegd.

• Heb jij btw verlegd naar de klant? Dan staat de omzet óók in 1e, maar hier vul je het btw-bedrag in dat normaal berekend zou zijn.
• Heeft iemand btw naar jou verlegd? Dan vul je dat hier in als ontvangen prestatie.

Rubriek 3: Prestaties naar of in het buitenland

Werk je met buitenlandse klanten of leveranciers? Dan kijk je hier even extra goed.

Export buiten de EU

Goederen die je verkoopt aan landen buiten de EU vallen onder het 0 procent tarief. De omzet vul je hier in zonder btw.

Leveringen en diensten binnen de EU (intracommunautaire prestaties)

Dit zijn leveringen aan bedrijven met een geldig EU-btw-nummer. Je vult het bedrag exclusief btw in en geeft daarnaast een opgaaf ICP door via Inloggen voor Ondernemers.

Tip: ‘Intracommunautaire prestatie’ klinkt als een woord dat je zou gebruiken in een potje Scrabble, maar het betekent simpelweg: zakelijke verkoop binnen de EU.

• Jeroen
• Head of Finance

Afstandsverkopen binnen de EU (OSS-regeling)

Verkoop je aan particulieren in EU-landen? Dan mag je gebruikmaken van de Unieregeling (OSS). Hierdoor draag je alle EU-btw in één keer af via één loket. In deze rubriek vul je omzet in die volgens deze regeling loopt.

Rubriek 4: Prestaties vanuit het buitenland aan jou verricht

Koop je goederen of diensten in het buitenland? Dan staat er vaak geen btw op de factuur. Toch moet je btw afdragen in Nederland, en dat vul je hier in.

Import van buiten de EU

• Links: de waarde van de goederen of diensten
• Rechts: de btw berekend volgens Nederlandse regels

Aankopen binnen de EU

Ook hier vul je de waarde in en bereken je welke btw je verschuldigd zou zijn. Goed nieuws: deze buitenlandse btw mag je in de meeste gevallen direct als voorbelasting aftrekken in Rubriek 5b, waardoor je per saldo niets betaalt.

Rubriek 5: Verschuldigde omzetbelasting en voorbelasting

Dit is het eindstation van je aangifte. Hier komt alles samen.

5a: verschuldigde omzetbelasting

Dit is de som van alle btw die je hebt aangegeven in de eerdere rubrieken.

5b: voorbelasting

De btw die jij hebt betaald op zakelijke kosten binnen Nederland. Denk aan software, kantoorartikelen, horeca voor zakenlunches en diensten van andere ondernemers.

Subtotaal

Hier zie je hoeveel je uiteindelijk moet betalen of terugkrijgen. Het systeem rekent dit zelf uit.

5c: vermindering volgens de KOR

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan geef je hier aan welk deel van je vermindering in dit tijdvak valt, mits van toepassing.

Tip: Bewaar je bonnen. De Belastingdienst hoeft geen fan te zijn van jouw boekhouding, maar ze willen wél alles kunnen controleren tot zeven jaar terug.

• Jeroen
• Head of Finance

Veelgemaakte fouten en aandachtspunten

Verkeerd btw-tarief gebruiken

De klassieker. Denk je dat iets onder het lage tarief valt, blijkt het toch 21 procent te zijn. Of andersom. Het gevolg: een fout in je aangifte en mogelijk een naheffing later. Twijfel je? We hebben een overzicht van alle btw-tarieven per soort product of dienst. Even checken voorkomt gedoe achteraf.

Buitenlandse prestaties vergeten

Lever je diensten aan klanten in de EU? Dan moet je vaak iets invullen bij intracommunautaire prestaties. Koop je juist in het buitenland? Dan hoort dat in rubriek 4. Als dit ontbreekt, klopt je aangifte niet en kan de Belastingdienst vragen gaan stellen waar niemand vrolijk van wordt.

Verkeerde of ontbrekende voorbelasting

Voorbelasting mag je alleen aftrekken als het gaat om zakelijke kosten én als je de juiste bonnen of facturen hebt. Geen factuur betekent geen aftrek. Een screenshot van je bankapp telt helaas niet.

Te laat indienen of betalen

De Belastingdienst heeft een zesde zintuig voor deadlines. Wie te laat is voor het aangiftetijdvak, krijgt eerst een waarschuwing, daarna een naheffingsaanslag met een stevig bedrag dat je spontaan laat zweten. De boete komt daar nog bovenop.

KOR verkeerd toegepast

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan hoef je geen btw te rekenen, maar mag je ook geen voorbelasting aftrekken. Toch zien boekhouders vaak dat ondernemers hun KOR-status vergeten en vrolijk btw willen terugvragen. De Belastingdienst vindt dat… minder grappig.

Subtotaal klopt niet

Lijkt het eindbedrag totaal niet op wat jij verwachtte? Dan heb je waarschijnlijk een verkeerd bedrag, tarief of rubriek ingevuld. Loop alles even rustig na. Ja, ook die ene factuur van vijf euro.

Tip: Ben je bang dat je iets vergeten bent? Lees je aangifte hardop voor. Klinkt raar, maar je hoort soms sneller waar iets niet klopt dan wanneer je starend naar cijfers probeert te voelen of het logisch is.

Checklist vóór verzending

Een goede btw-aangifte begint niet bij het klikken op Verzenden, maar bij een administratie die voelt als een netjes opgeruimde keukenlade in plaats van een bakje met mysterieuze kabels. Met deze checklist weet je zeker dat je alles compleet hebt voordat je de aangifte definitief verstuurt.

Heb je alle verkoopfacturen van het tijdvak verwerkt?

Check of alle facturen in je administratie staan, inclusief de juiste btw-bedragen. De factuurdatum bepaalt in welk tijdvak de omzet hoort, niet wanneer je klant heeft betaald.

Heb je alle inkoopfacturen klaarstaan waarop btw vermeld staat?

Dit vormt je voorbelasting. Denk aan softwarekosten, materialen, diensten, marketing en je kantoorinrichting. Zonder factuur geen aftrek.

Klopt je tijdvak?

Controleer of je werkt in maand-, kwartaal- of jaaraangifte. Het komt vaker voor dan je denkt dat ondernemers per ongeluk in het verkeerde tijdvak boeken.

Zijn buitenlandse prestaties juist ingevuld?

Heb je intracommunautaire prestaties of import uit andere EU-landen? Check of je rubriek 3 en 4 hebt ingevuld. Een vergeten vakje hier betekent vaak een foutmelding later.

Zijn de btw-tarieven per factuur juist?

Je wilt niet achteraf ontdekken dat je 9 procent hebt ingevuld waar het 21 procent moest zijn. Eventuele correcties kun je alsnog doen, maar voorkomen is fijner.

Is het subtotaal logisch?

Check of het eindbedrag overeenkomt met wat jij verwacht. Klopt het totaal aan verschuldigde btw minus je voorbelasting? Zo niet, dan is er ergens een cijfertje verkeerd beland.

Heb je de betaling voorbereid?

Moet je betalen? Noteer meteen je betalingskenmerk en zet de betaling klaar. Krijg je geld terug? Dan kun je achterover leunen, maar check wel of je rekeningnummer klopt.

Tip: Zet een automatische herinnering in je agenda een week vóór elke deadline. Zo geef je de Belastingdienst geen kans om je een blauwe envelop (en hartverzakking)  te bezorgen.

• Jeroen
• Head of Finance

Conclusie: met een helder voorbeeld wordt btw-aangifte een stuk makkelijker

Een btw-aangifte invullen voelt misschien als administratie waar niemand warm van wordt, maar met een duidelijk voorbeeld van een btw-aangifte en een stap-voor-stap uitleg wordt het ineens een overzichtelijke klus. Zodra je weet wat je in welke rubriek moet zetten, waarom bepaalde bedragen bij elkaar horen en hoe de Belastingdienst rekent, voorkom je stress, fouten en onaangename blauwe enveloppen.

Of je nu btw moet betalen of juist geld terugkrijgt, het draait altijd om inzicht en een administratie die klopt. Hoe beter jij je gegevens verzamelt, hoe sneller de aangifte is ingediend. En merk je dat de btw-betaling soms knelt in je kasstroom? Dan is dat hét moment om vooruit te kijken en je liquiditeit te versterken. Wil je weten hoeveel financiële ruimte er voor jouw onderneming mogelijk is, of zoek je een manier om je btw-betalingen wat soepeler op te vangen? Je kunt bij BridgeFund altijd vrijblijvend berekenen welke zakelijke financiering bij jouw situatie past.

Veelgestelde vragen

Wat vul ik in bij rubriek 1a?

Bij rubriek 1a vul je de omzet in die belast is met het hoge btw-tarief van 21 procent. In de linkerkolom zet je je omzet exclusief btw en in de rechterkolom het bijbehorende btw-bedrag. Het gaat om vrijwel alle standaard producten en diensten. Denk aan advieswerk, marketingdiensten, horeca, webshops en de meeste zakelijke services.

Wanneer gebruik ik rubriek 2 voor de verleggingsregeling?

Je vult rubriek 2 in wanneer een andere ondernemer de btw heeft verlegd naar jou. Dat betekent dat jij de btw moet berekenen en aangeven, in plaats van de leverancier. Je ziet dit altijd op de factuur staan als btw verlegd. Andersom geldt: verleg jij btw naar je klant, dan vul je dat bij rubriek 1e in, niet bij rubriek 2.

Moet ik rubriek 3 ook invullen als ik exporteer naar buiten de EU?

Ja. Rubriek 3 gaat over prestaties naar het buitenland. Onder onderdeel 3a vul je de omzet in die je buiten de EU hebt geleverd. Deze export is meestal belast met een btw-tarief van 0 procent. Ook dan moet je ‘m gewoon invullen. Denk aan goederen die je naar de VS, Zwitserland of Australië exporteert.

Wat is voorbelasting en hoe vul ik die in?

Voorbelasting is de btw die jij zelf hebt betaald aan andere ondernemers voor zakelijke kosten. Dat zet je in rubriek 5b. Denk aan kantoorartikelen, software, marketingdiensten, autoreparaties of materialen. Je krijgt deze btw terug, zolang de kosten zakelijk zijn en je niet onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt.

Wat als ik te laat ben met de aangifte of betaling?

Ben je minder dan zeven dagen te laat, dan volgt meestal eerst een waarschuwing. Ben je later dan dat, dan krijg je een naheffingsaanslag waarin de Belastingdienst zelf een bedrag schat. Vaak ligt dat hoger dan wat je werkelijk zou moeten betalen. Je stuurt dan alsnog je juiste btw-aangifte in en betaalt een boete plus het correcte btw-bedrag. Voorkomen is dus écht beter.