Ziekteverzuim is een risico van het vak. Hoe vlekkeloos alles ook gaat, hoe optimaal je HR-plan ook is: vroeg of laat valt iemand uit. En zodra dat gebeurt, lopen de verzuimkosten snel op: doorbetaling van loon, vervanging regelen, gemiste omzet. De hele mikmak.
Verzuim kost dus geld. Hoeveel precies, maken we in dit artikel duidelijk. De échte kosten van een zieke werknemer, hoe je verzuimkosten kunt berekenen en – nog belangrijker – wat je eraan kunt doen. Want je kunt verzuim niet voorkomen, maar je kunt het wel slim managen.
Wil je weten wat een zieke werknemer kost? Simpel: dat zijn je verzuimkosten. Alle kosten die je maakt wanneer een werknemer door ziekte tijdelijk (of langdurig) uitvalt. Dus niet alleen het loon dat je blijft doorbetalen, maar het hele domino-effect daaromheen.
De totale verzuimkosten bestaan onder andere uit:
• Loondoorbetaling bij ziekte: salaris betalen terwijl er geen werk wordt verricht.
• Vervanging regelen: iemand inhuren of werk intern opvangen.
• Gemiste omzet: opdrachten lopen vertraging op of worden misgelopen.
• Extra administratie: ziekmeldingen verwerken, contact met de arbodienst, re-integratie afstemmen; het kan je zomaar uren per week kosten.
Kort gezegd: een zieke werknemer kost je niet alleen geld, maar ook tijd, focus en capaciteit. En die zie je niet altijd direct terug op de factuur, maar ze tellen wél mee.
En ja, volgens de wet (Wet loondoorbetaling bij ziekte) ben je als werkgever verplicht om minimaal 70% van het loon door te betalen, tot wel twee jaar lang. Dat is geen kleinigheid en kan flink op je cashflow drukken.
Een zieke werknemer kost dus niet alleen energie, maar ook serieuze euro’s. Vaak meer dan je denkt. Daarom is het slim om je verzuimkosten te berekenen en te weten waar je kunt bijsturen.
Verzuimkosten komen in verschillende soorten en maten. We hebben ze voor het gemak in vier kostenposten verdeeld. Want pas als je weet wat een zieke werknemer je écht kost, kun je slim sturen (of in elk geval niet compleet verrast worden door de cijfers).
Kostenpost 1: loondoorbetaling
Ziek of niet, salarissen moeten betaald worden. Deze verzuimkosten bereken je als volgt:
Bruto jaarsalaris × werkgeverslasten (≈ 1,35) ÷ 240 werkdagen.
Voorbeeld: iemand met een maandsalaris van €3.000 kost je: €3.000 × 12 × 1,35 ÷ 240 ≈ €203 per dag. Da’s geen wisselgeld.
Kostenpost 2: vervangend personeel of tijdelijke kracht
Lukt intern schuiven niet? Dan moet je iemand van buiten halen. Een uitzendkracht of freelancer kost al snel €400 tot €1.000 per dag, afhankelijk van ervaring en hoe snel je iemand nodig hebt.
En dan ben je er nog niet: een tijdelijke kracht draait zelden meteen op volle toeren. Inwerken kost tijd, en de productie ligt vaak alsnog lager. De verborgen kosten van vervanging bij verzuim zijn vaak groter dan je denkt.
Kostenpost 3: gemiste omzet of productiviteit
Als je salesmanager, monteur of programmeur uitvalt, merk je dat meteen in je omzet. Er wordt minder verkocht, minder geproduceerd en minder opgeleverd. Simpel: minder werk = minder facturen = minder inkomsten.
Geen prettig vooruitzicht allemaal. Hoeveel je precies misloopt, is volledig afhankelijk van hoe je je business hebt ingericht en in welke branche je zit. Als vuistregel kun je stellen dat je door ziek personeel een evenredig deel aan inkomsten misloopt. Dus 1 op de 20 werknemers ziek leidt tot 5% minder handel.
Kostenpost 4: administratie & begeleiding
Ziekmelding hier, gesprek daar, tussendoor nog de arbodienst aan de lijn. Voor je het weet ben je weer een uur verder. Al die opvolging, formulieren en re-integratie afspraken kosten tijd. Tijd van HR of van jou als ondernemer. En laten we eerlijk zijn: die tijd besteed je liever aan klanten, groei of gewoon aan het runnen van je bedrijf.
Overige kosten: de kosten onder de motorkap
En dan zijn er nog de kosten die niet in je Excel-sheet staan, maar je wel voelt. Denk aan:
- Re-integratietrajecten die maanden duren en veel begeleiding vragen.
- Juridische kosten of gedoe rondom ontslag.
- Verlies van kennis, onrust in het team, mensen die afhaken of weggaan.
Dat soort verborgen verzuimkosten zie je niet direct op je rekeningafschrift, maar geloof ons: ze tikken onverminderd door.
Zoals je inmiddels wel begrijpt: verzuim is duur. En dat mag best een keer hardop gezegd worden. Maar wie zijn verzuimkosten slim berekent en inzicht houdt in zijn mensen, kan veel ellende (en euro’s) besparen.
Verzuim is geen hype, maar een constante. In Nederland ligt het gemiddelde verzuimpercentage op zo’n 4,6% tot 5% van alle werktijd. Met andere woorden: van iedere 100 werkdagen gaan er 4 tot 5 verloren door ziekte. Geen kleine kostenpost dus.
