Balans opstellen: zo krijg je inzicht in je financiële situatie

Een balans opstellen klinkt misschien als iets voor accountants of bedrijven met indrukwekkende marmeren recepties, maar niets is minder waar. Een balans is simpelweg een momentopname van je onderneming: wat je bezit, wat je nog moet betalen en hoeveel er echt van jou is. Zie het als het financiële plaatje waar geen filter overheen kan.

Of je nu een eenmanszaak runt, een vof hebt of een bv: een balans maken geeft je inzicht, grip en rust. Het helpt je begrijpen hoe gezond je bedrijf is, of je klaar bent voor een investering en hoe financiers naar je onderneming kijken. En eerlijk? Het is ook gewoon handig om te weten of je die nieuwe bestelbus kunt veroorloven, of dat je eerst de huidige voorraad moet afbouwen. In dit artikel lees je wat een balans is, wanneer je hem nodig hebt én hoe je hem zelf stap voor stap opstelt.

Wat is een balans?

Een balans is een overzicht van alles wat je onderneming bezit en alles wat je schuldig bent. Boekhoudkundig noemen we dat activa (bezittingen) en passiva (schulden en eigen vermogen). Samen laten ze zien hoe jouw bedrijf op een specifiek moment financieel in elkaar steekt.

De balans is een momentopname. Op 31 december kan-ie er prima uitzien, terwijl je op 15 januari misschien ineens met een flinke voorraadfactuur zit. Daarom wordt de balans altijd opgesteld op één vaste datum, zodat je jaar op jaar goed kunt vergelijken.

Een belangrijk onderdeel van de balans is het eigen vermogen. Dat is simpel gezegd het verschil tussen wat je bezit en wat je verschuldigd bent. Blijft er iets over? Dan heb je een positief eigen vermogen. Kom je onder nul? Dan geeft dat aan dat je onderneming meer verplichtingen dan bezittingen heeft. Dat hoeft niet meteen een probleem te zijn, zeker niet als je net bent gestart of onlangs een grote investering hebt gedaan. . Maar: het is wél iets om bewust naar te kijken. Het vertelt je dat het verstandig kan zijn om inzicht te krijgen in waar dit door komt en of bijsturen nodig is.

Tip: Activa laten zien wat je hebt. Passiva laten zien hoe je dat hebt gefinancierd. En samen vormen ze een eerlijk en helder beeld van de financiële gezondheid van je onderneming.

• Jeroen
• Head of Finance

Eigen vermogen: het resultaat van bezittingen minus schulden

Het eigen vermogen laat zien hoeveel van je onderneming daadwerkelijk van jou is. Als je alle bezittingen zou verkopen en alle schulden zou aflossen, is dit het bedrag dat overblijft. Is het positief, dan staat je onderneming er financieel goed voor. Is het negatief, dan is dat een signaal dat je bedrijf kwetsbaar is en dat het verstandig is om goed naar je cijfers te kijken. De indeling van de balans – activa links, passiva rechts – geeft daarmee een helder en evenwichtig beeld van je onderneming. Niet spannend, wel essentieel voor goed financieel overzicht.

Wanneer moet je een balans maken?

Of je verplicht een balans moet opstellen, hangt af van je rechtsvorm. Heb je een bv of nv, dan hoort een balans standaard bij je jaarrekening en moet je deze deponeren bij de Kamer van Koophandel (of zoals de meeste mensen het noemen: de KvK). Sinds verslagjaar 2025 (deponeren vanaf 2026) moet dit bovendien digitaal via SBR/iXBRL. Handig om te checken of je software daarop is ingericht. Hoe graag je je boekhouding ook zou willen negeren tijdens de drukte van december, hier ontkom je niet aan.

Run je een eenmanszaak of vof, dan is een balans niet wettelijk verplicht. Maar eerlijk is eerlijk: zonder balans vaar je financieel een beetje op zicht. Je weet dan wel wat er binnenkomt en wat eruit gaat, maar niet hoe sterk je onderneming er op papier echt voorstaat. En financiers (joe 😉!) kijken voor het verstrekken van een zakelijke lening meestal net iets verder dan het saldo van je betaalrekening.

Hoe ziet een balans eruit?

Een balans bestaat altijd uit twee kanten die in evenwicht zijn. Niet omdat accountants graag moeilijke puzzels maken, maar omdat elke euro in je bedrijf twee kanten heeft: wat je ermee hebt gekocht én hoe je dat hebt betaald.

Activa: wat je onderneming bezit

Aan de linkerkant staat alles wat waarde heeft binnen je bedrijf. Dat deel je op in:

1. Vaste activa

Bezittingen die langer dan een jaar meegaan.
Voorbeelden: inventaris, machines, voertuigen, computers, goodwill of patenten.

2. Vlottende activa

Bezittingen die binnen een jaar worden gebruikt, verkocht of omgezet in geld.
Voorbeelden: voorraad, vooruitbetaalde kosten, debiteuren, btw die je terugkrijgt.

3. Liquide middelen

Geld dat direct beschikbaar is.
Voorbeelden: betaalrekening, spaarrekening, kasgeld.

Deze drie samen laten zien wat je onderneming op de peildatum daadwerkelijk bezit.

• Jeroen
• Head of Finance

Passiva: hoe je alles hebt gefinancierd

Rechts zie je hoe je die bezittingen hebt betaald. Dat bestaat uit:

1. Eigen vermogen

Het deel van de onderneming dat echt van jou is. Een positief eigen vermogen betekent dat je bedrijf boven water ligt en niet meteen omvalt als er een factuur verkeerd valt. Een negatief eigen vermogen kan duiden op te hoge kosten, een dure investering of een periode met minder omzet. Geen ramp op zichzelf, maar wel een signaal dat je even moet kijken hoe je de boel financieel weer recht trekt.

2. Langlopende schulden

Verplichtingen met een looptijd langer dan een jaar.
Voorbeelden: zakelijke leningen, hypotheken, leningen van familie of investeerders.

3. Kortlopende schulden

Verplichtingen die binnen een jaar moeten worden betaald.
Voorbeelden: te betalen btw, crediteuren, openstaande personeelskosten.

Deze posten vertellen hoe je bedrijf financieel is opgebouwd.

Het balanstotaal: links en rechts moeten gelijk zijn

Omdat elke transactie twee kanten heeft, moeten de totalen onderaan de balans altijd overeenkomen. Dat klinkt misschien theoretisch, maar het is in de praktijk heel logisch. Koop je bijvoorbeeld een machine van € 10.000 met een zakelijk krediet, dan verschijnt die machine links op de balans bij vaste activa én komt er rechts een schuld van € 10.000 bij. Eén actie, twee gevolgen.

Hetzelfde gebeurt bij elke andere transactie. Betaal je een factuur van de leverancier? Dan daalt je bankrekening (activa) en verdwijnen je openstaande schulden (passiva). Krijg je een nieuwe lening? Dan stijgt niet alleen je schuld, maar ook je liquiditeit. De balans werkt daardoor als een ingebouwde controle: als links en rechts niet gelijk zijn, klopt er ergens iets niet in je administratie.

De balans werkt daarmee als een ingebouwde controle: zodra er iets uit balans raakt, weet je dat je iets moet nalopen. 

Voorbeeldbalans:

Zelf een balans opstellen: stap voor stap

Een balans maken klinkt soms ingewikkelder dan het is. In de basis verzamel je wat je bezit en wat je verschuldigd bent, en zet je dat netjes tegenover elkaar. Hieronder vind je een aanpak die voor elke ondernemer werkt, van eenmanszaak tot bv.

Stap 1: Verzamel je bezittingen

Begin met de activa. Denk aan alles wat je onderneming heeft: inventaris, machines, voertuigen, voorraad, openstaande facturen van klanten en het geld op je rekeningen. En vergeet niet dat dingen zoals vooruitbetaalde verzekeringen of de laptop die al maanden in de kast ligt ook meetellen. Als het waarde heeft voor je bedrijf, hoort het hier thuis.

Stap 2: Breng je verplichtingen in kaart

Daarna verzamel je de passiva: wat je onderneming nog moet betalen of heeft geleend. Dat begint bij je eigen vermogen, gevolgd door zakelijke leningen, hypotheken, openstaande facturen van leveranciers, te betalen btw en personeelskosten die nog moeten worden uitbetaald. Hoe vollediger dit overzicht, hoe betrouwbaarder je balans.

Stap 3: Deel alles logisch in

Zodra je alle bedragen hebt, deel je ze in de juiste categorieën in. Bezittingen vallen onder vaste activa, vlottende activa of liquide middelen. Verplichtingen gaan naar eigen vermogen, langlopende schulden of kortlopende schulden.

Let op: een voorraad is geen liquiditeit en een btw-teruggaaf is geen omzet. Een strakke indeling maakt het verschil.

• Jeroen
• Head of Finance

Stap 4: Reken de totalen uit en check je evenwicht

Nu tel je de linkerkant en de rechterkant op. De totaaltellingen moeten exact gelijk zijn. Is dat zo, dan staat je balans technisch gezien goed. Wijkt het af, dan is er ergens een fout ingeslopen of staat een bedrag op de verkeerde plek. Zie dit als een ingebouwde controlefunctie: de balans vertelt je vanzelf of er iets niet klopt.

Stap 5: Kijk wat je balans je probeert te vertellen

Met het totaalbeeld voor je kun je bepalen hoe gezond je onderneming er financieel voorstaat. Staat je eigen vermogen in de plus of in de min? Kun je je kortlopende verplichtingen gemakkelijk betalen? En hoe afhankelijk ben je van vreemd vermogen? Dit is waar een balans echt waarde toevoegt: het laat zien hoe sterk je bedrijf staat en waar je kunt bijsturen.

Handige hulpmiddelen:

Je kunt dit allemaal met Excel doen als je graag zelf de controle houdt. Boekhoudsoftware heeft vaak een automatische balansfunctie en werkt daarom sneller. In beide gevallen geldt: je krijgt alleen een kloppende balans als je administratie netjes is bijgehouden. De oude vuistregel blijft immers: wie rommel invoert, krijgt rommel terug.

Veelgemaakte fouten en aandachtspunten bij het opstellen van een balans

Een balans is in de basis simpel, maar in de praktijk sluipen er toch vaak foutjes in. Niet omdat ondernemers slordig zijn (dat hoor je ons niet zeggen), maar omdat kleine details onverwacht grote invloed hebben. Hieronder vind je de meest voorkomende valkuilen, zodat jij ze kunt vermijden.

Posten verkeerd indelen

De meest gemaakte fout? Bezittingen of verplichtingen in de verkeerde categorie zetten. Een voorraad hoort niet bij liquide middelen. Een btw-teruggaaf is geen omzet. En een laptop van drie jaar oud is geen ‘kosten van deze maand’, maar een vast activum dat je afschrijft. Door posten strak en consequent in te delen, blijft je balans overzichtelijk én correct.

Een administratie die niet up-to-date is

Een balans kan alleen kloppend zijn als je administratie klopt. Als debiteuren al weken openstaan of je kosten nog niet volledig zijn geboekt, ontstaat er een vertekend beeld. Een balans is geen glazen bol; hij laat alleen zien wat jij hebt ingevoerd. Hoe actueler de cijfers, hoe betrouwbaarder je balans.

Geen afschrijvingen boeken

Vaste activa, zoals machines, inventaris of computers, worden minder waard naarmate ze ouder worden. Dat hoort je balans te laten zien. Als je nooit afschrijft, lijken je bezittingen meer waard dan ze zijn en oogt je eigen vermogen kunstmatig hoog. Een mooie balans is fijn, maar een realistische balans is beter.

Het balanstotaal niet controleren

Het klinkt logisch, maar dit gaat verrassend vaak mis: de linkerkant en rechterkant moeten exact gelijk zijn. Is dat niet zo, dan ontbreekt er een bedrag of staat er iets verkeerd geclassificeerd. Het balanstotaal is je ingebouwde reality-check. Als dat niet matcht, is er werk aan de winkel.

Onduidelijkheid over wat onder eigen vermogen valt

Eigen vermogen is breder dan ‘wat er overblijft’. Het omvat onder andere je winst uit voorgaande jaren, privéstortingen en privé-opnames. Veel ondernemers vergeten die laatste twee. Daardoor lijkt het soms alsof de winst verdwenen is, terwijl het gewoon uit de onderneming is gehaald.

Conclusie: een balans die werkt vóór jou

Een balans opstellen is geen jaarlijkse verplichting of stoffige administratie-oefening. Het is een helder overzicht van hoe je onderneming er écht voorstaat. Je ziet in één oogopslag wat je bezit, wat je moet betalen en hoeveel er daadwerkelijk van jou is. Met die informatie kun je betere keuzes maken, grip houden op je financiën en gericht groeien.

Of je hem nu zelf maakt in Excel of laat genereren door je boekhoudsoftware: een goede balans geeft rust, richting en realistisch inzicht. En dat is precies waar ondernemers sterker van worden. Wil je weten hoe we jouw plannen kunnen ondersteunen? Verken de mogelijkheden op de pagina over zakelijke financiering.