- Btw-aangifte: Ondernemers moeten de btw-aangifte indienen om de btw die ze hebben ontvangen en betaald te verrekenen met de Belastingdienst.
- Btw-tarieven: Er zijn verschillende btw-tarieven, waaronder 21% (standaard), 9% (basisbehoeften) en 0% (export buiten EU), met enkele producten die volledig btw-vrijgesteld zijn.
- Deadline en frequentie: De btw-aangifte kan per kwartaal of jaarlijks zijn, met strikte deadlines. Te laat betalen kan leiden tot boetes en naheffingen.
- Hulpmiddelen: Btw-aangifte kan digitaal worden gedaan via ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’, administratiesoftware, of een boekhouder.
Als ondernemer ontkom je er niet aan: btw-aangifte doen. Of je nu een eenmanszaak runt, een vof hebt of vrolijk in een bv opereert, de Belastingdienst wil weten hoeveel btw jij hebt berekend én hoeveel btw je hebt betaald. Daarna verreken je het verschil en ben je weer helemaal bij voor dat tijdvak.
In dit artikel lees je precies hoe de btw-aangifte werkt, hoe je weet welk tijdvak voor jou geldt, welke gegevens je moet invullen en waar je op moet letten zodat je geen boetes, naheffingen of blauwe-envelop-stress oploopt. We nemen je stap voor stap mee, zodat jij je btw-aangifte snel en foutloos kunt indienen.
Wanneer moet je btw-aangifte doen?
De Belastingdienst bepaalt hoe vaak jij btw-aangifte moet doen. Dat klinkt misschien streng, maar er zit een logica achter. De meeste ondernemers doen ieder kwartaal aangifte. Sommige ondernemers doen het maandelijks. En een kleine groep mag het juist maar één keer per jaar doen (bofkonten 😉).
Hoe weet je welk tijdvak voor jou geldt? Dat vertelt de Belastingdienst je nadat je je bedrijf hebt ingeschreven bij de KvK. Je krijgt dan automatisch een brief met je btw-nummer en je aangiftetijdvak. Vanaf dat moment is het simpel: je houdt je aan die periode, tenzij de Belastingdienst besluit dat je het anders moet doen.
Kwartaalaangifte
Dit is veruit het meest voorkomende tijdvak. Je doet aangifte over januari tot en met maart, april tot en met juni, enzovoort. Je hebt na elk kwartaal één maand om je aangifte in te dienen en te betalen.
Maandaangifte
Soms schakelt de Belastingdienst je over naar maandaangifte. Dat gebeurt meestal als je meerdere keren te laat bent geweest of als je relatief hoge btw-bedragen hebt. Zie het als hun vriendelijke manier van zeggen: “We willen wat vaker met je meekijken.”
Jaaraangifte
Betaal je op jaarbasis minder dan € 1.883 aan btw? Dan kun je vaak een verzoek indienen om jaar-aangifte te doen. Lekker overzichtelijk voor ondernemers die niet wekelijks met een stapel bonnen worstelen.
Nihilaangifte
Heb je in een periode geen omzet én geen kosten waarop btw staat? Dan vul je een nihilaangifte in. Dat is simpelweg een btw-aangifte met overal een nul. Je moet de aangifte wel indienen, anders ziet de Belastingdienst het nog steeds als een gemiste deadline.
Tip: Zet je aangiftedata meteen in je agenda. Al is het maar om jezelf te behoeden voor dat ene moment waarop je op de bank ploft met je favoriete serie en ineens denkt… “O ja. De btw.”
- Jeroen
- Head of Finance
Hoe werkt de btw-aangifte?
De btw-aangifte klinkt ingewikkeld, maar het proces is eigenlijk verrassend logisch zodra je weet waar je moet kijken. Je verzamelt je facturen, telt de btw bij elkaar op, vult de juiste rubrieken in en verstuurt de aangifte digitaal. Daarna betaal je of krijg je geld terug. Dat is het. Tenminste… als je administratie een béétje op orde is.
Stap 1: Verzamel je facturen en bonnetjes
Je hebt twee soorten gegevens nodig: de btw die jij hebt berekend aan klanten en de btw die je zelf hebt betaald op zakelijke uitgaven. Dit laatste heet voorbelasting. Beide bedragen komen straks samen in je aangifte. Hoe beter jouw administratie is, hoe sneller dit gaat. Een ordner vol losse bonnen van de tankstations langs de A2 maakt het er niet makkelijker op.
Stap 2: Bepaal hoeveel btw je hebt berekend aan klanten
Op al je verkoopfacturen staat btw. Die tel je bij elkaar op. Dit is het bedrag dat je – bij gebrek aan een beter woord – verschuldigd bent aan de Belastingdienst. Het voelt alsof het geld van jou is, maar eigenlijk ben je gewoon doorgeefluik.
Stap 3: Bereken je voorbelasting
Dit is de btw die jij hebt betaald aan andere ondernemers, bijvoorbeeld op inkoop, materiaal, software of zakelijke diensten. Deze mag je aftrekken, zolang het zakelijke kosten zijn én je geen gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR).
Stap 4: Vul de digitale btw-aangifte in
Dat doe je via Mijn Belastingdienst Zakelijk of via je boekhoudsoftware. De aangifte bestaat uit rubrieken zoals:
- Btw die je hebt berekend
- Btw die je wilt aftrekken (voorbelasting)
- Omzet waarop de btw is gebaseerd
- Eventuele buitenlandse leveringen of intracommunautaire prestaties
Het systeem rekent automatisch uit hoeveel je moet betalen of terugkrijgt.
Stap 5: Versturen en klaar
Na het indienen zie je direct het bedrag dat je moet betalen of terugkrijgt. De Belastingdienst laat je ook weten wat je betalingskenmerk is. Sla dat ergens op, want zonder het juiste kenmerk gaat de betaling niet goed.
Stap 6: Betalen of terugkrijgen
Moet je betalen? Dan heb je tot de uiterste betaaldatum de tijd. Krijg je geld terug? Dan maakt de Belastingdienst dat meestal binnen enkele weken over. Bij voorkeur natuurlijk vlak voor je vakantie, maar hé… Je kunt niet alles hebben.
Kasstelsel of factuurstelsel
De meeste ondernemers vallen onder het factuurstelsel: je geeft de btw aan in de periode waarin je de factuur hebt verstuurd. Sommige ondernemers in de dienstensector mogen het kasstelsel gebruiken. Daarbij telt de datum waarop je wordt betaald. Je hoort automatisch van de Belastingdienst onder welk stelsel jij valt.
Tip: Kijk altijd even na of je in de juiste periode boekt. De factuurdatum bepaalt wanneer de btw moet worden aangegeven, niet de betaaldatum.
Waar moet je op letten en veelgemaakte fouten in btw-aangifte
Btw-aangifte is niet per se heel ingewikkeld, maar er zijn wel een paar plekken waar veel ondernemers struikelen. Soms omdat het systeem niet logisch voelt, soms omdat de administratie bestaat uit een schoenendoos vol losse bonnen. Dit zijn de valkuilen waar je echt op moet letten.
Altijd op tijd indienen en betalen
De Belastingdienst is dol op deadlines. Wie te laat is, krijgt boetes, waarschuwingen of een naheffingsaanslag met een geschat bedrag waar je spontaan van gaat zweten. Vergeet dus niet dat de aangifte én de betaling vóór de uiterste datum binnen moeten zijn.
De juiste rubrieken invullen
Veel ondernemers halen omzet-btw en voorbelasting door elkaar. De vuistregel is simpel: btw die jij hebt berekend vul je bovenaan in, btw die je hebt betaald vul je in bij de voorbelasting. Klopt dat niet, dan krijg je een fout in je aangifte of een bedrag dat totaal niet lijkt op wat je verwachtte.
Werken met buitenlandse klanten of leveranciers
Zodra je goederen of diensten levert aan bedrijven in andere EU-landen, gelden er extra regels. Denk aan intracommunautaire prestaties (lees: je verkoopt iets aan een bedrijf over de grens binnen de EU), verlegde btw of leveringen met het 0%-tarief. Als dit nieuw voor je is, check het even bij je boekhouder. Het voorkomt gedoe achteraf en een suppletie waar niemand op zit te wachten.
De KOR vergeten
Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan gelden er andere spelregels. Je hoeft geen btw te berekenen, maar je mag ook geen btw aftrekken. En in veel gevallen hoef je helemaal geen btw-aangifte meer te doen. Regel één: weet in welke regeling je zit. Regel twee: handel ernaar.
Administratie niet op orde
Je moet kunnen aantonen hoe je aan de cijfers in je aangifte komt. Dat betekent: facturen bewaren, bonnen opslaan, correct boeken en alles bewaren voor de verplichte termijn. De Belastingdienst hoeft geen vriend te zijn, maar ze verwachten wél dat jij je administratie kunt laten zien wanneer ze erom vragen.
Fout gemaakt? Corrigeren kan
Iedere ondernemer tikt wel eens een verkeerde waarde in. Geen ramp. Kleine verschillen (tot 1.000 euro) mag je corrigeren in je eerstvolgende aangifte. Grotere fouten corrigeer je via een suppletieaangifte. Klinkt zwaar, valt reuze mee. Zie het als de ctrl-z knop van de Belastingdienst.
Tip: controleer je aangifte altijd nog één keer voordat je op verzenden klikt. Vooral wanneer je moe bent, het 23:57 is en je ‘nog even snel’ de btw wil doen.
- Jeroen
- Head of Finance
Praktische checklist vóór je aangifte
Een soepele btw-aangifte begint niet bij het klikken op Verzenden, maar bij een administratie die niet lijkt op een boek van ‘Waar is Wally?’. Met deze checklist weet je zeker dat je alles compleet hebt voordat je de aangifte indient.
Heb je alle verkoopfacturen verzameld?
Check of al je verkoopfacturen in je administratie staan, inclusief de btw-bedragen. Let erop dat de factuurdatum bepaalt in welk tijdvak de factuur valt.
Heb je alle inkoopfacturen klaarstaan waarop btw vermeld staat?
Dit is je voorbelasting. Denk aan kosten zoals software, kantoorbenodigdheden, marketing, materialen en diensten van andere ondernemers.
Klopt je tijdvak?
Controleer of je in de juiste periode werkt: maand, kwartaal of jaar. De Belastingdienst kiest dit voor jou, maar fouten ontstaan vaak doordat ondernemers per ongeluk in een verkeerd tijdvak boeken.
Is je administratie volledig en netjes opgeslagen?
De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug vragen naar facturen, bonnetjes en overzichten. Bewaar dus alles digitaal of op papier. Een schoenendoos is geen systeem, hoe creatief je ook bent.
Heb je gecontroleerd of je onder een regeling valt die de aangifte beïnvloedt?
Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), werk je met buitenlandse klanten of geldt er een speciaal btw-tarief? Check dit vóór je invult, zodat je geen btw aangeeft die je eigenlijk helemaal niet hoeft te verwerken.
Heb je de betaling voorbereid?
Als uit de aangifte blijkt dat je moet betalen, zorg dan dat je direct de juiste bedragen en het betalingskenmerk hebt. Het voorkomt stress én naheffingen.
Tip: plan elke aangifte in je agenda met een herinnering een week van tevoren. Het is de makkelijkste manier om jezelf te beschermen tegen – laten we zeggen – ‘menselijke factoren’.
Veelgestelde vragen
Nadat je je bedrijf hebt ingeschreven bij de KvK, ontvang je van de Belastingdienst je btw-nummer en je aangiftetijdvak. In diezelfde brief staat wanneer je eerste btw-aangifte moet worden ingediend. Dat is meestal het eerstvolgende kwartaal, tenzij je maandaangifte krijgt.
Dat kan, maar alleen als de Belastingdienst dat voor jou vaststelt of als je zelf een verzoek indient. Vaak gebeurt dit wanneer je hoge btw-bedragen hebt of als je meerdere keren te laat bent geweest met de aangifte.
Een nihilaangifte is een btw-aangifte waarin je overal nul invult. Je doet dit wanneer je in een tijdvak geen omzet hebt gehad én geen kosten hebt gemaakt waarop btw staat. De aangifte moet alsnog op tijd worden ingediend.
De Belastingdienst stuurt eerst een waarschuwing als je binnen zeven dagen te laat bent. Daarna volgt een naheffingsaanslag met een geschat btw-bedrag, plus een boete. Je voorkomt dit door je aangifte en betaling altijd vóór de deadline te regelen.
