Jaarrekening deponeren: hoe werkt dat en wanneer moet je het doen?

Hoera! Tijd voor administratie. Of toch niet? Of jij je jaarrekening moet deponeren bij de Kamer van Koophandel (KVK) en wanneer je dat dan moet doen, hangt af van een aantal factoren.

Als je een eigen bedrijf hebt, is het niet gek als de papierwinkel je soms te veel wordt. Of het nu gaat om de btw-aangifte, het maken van offertes of het verzamelen van je zakelijke bonnetjes, je bent altijd bezig. Voor sommige ondernemers komt daar nog iets bij: het deponeren van de jaarrekening bij de KVK. Hoe zit dat precies?

Allereerst: wat is de jaarrekening precies? Simpel gezegd is het een financieel overzicht van het afgelopen jaar. In dit jaarverslag wordt duidelijk hoe jouw bedrijf er financieel voor staat. Als jij je jaarrekening deponeert bij de KVK, dan kan iedereen die geïnteresseerd is in jouw bedrijf je financiële informatie zien. Je moeder, de bakker op de hoek en die persoon aan wie je nog wat geld schuldig bent. Misschien wil je dat helemaal niet, maar in veel gevallen is het deponeren van je jaarrekening verplicht. Het ligt er maar net aan uit welke rechtsvorm jouw bedrijf bestaat.

Wie moet zijn jaarrekening deponeren bij de KVK?

Zoals gezegd is de deponeringsplicht afhankelijk van hoe je jouw onderneming hebt ingeschreven bij de KVK. Bv’s, nv’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen (die sluiten verzekeringsovereenkomsten) moeten sowieso hun jaarrekening deponeren. In sommige gevallen moeten vof’s en cv’s ook hun financiële informatie openbaar maken. Voor stichtingen en verenigingen geldt ook dat zij soms hun jaarverslag openbaar moeten maken, daar komen we straks nog op terug.

Mensen met een eenmanszaak mogen nu even opgelucht ademhalen. Zij zijn van de deponeringsplicht uitgesloten. Natuurlijk is er op iedere regel ook weer een uitzondering. Zo hoeven dochterbedrijven soms geen jaarverslag te deponeren en in uitzonderlijke gevallen kun je een ontheffing aanvragen. Dus als je zeker wil weten of je van de deponeringsplicht bent uitgesloten, neem je een kijkje op de website van de KVK.

Deponeren jaarrekening: binnen deze termijn moet dat

Ben jij een van die ondernemers die wél zijn financiële jaarverslag openbaar moet maken? Dan kun je dat zelf doen op de site van de KVK. In veel gevallen kan en mag dat digitaal. Binnen welke termijn je precies de jaarrekening op moet maken, is afhankelijk van je rechtsvorm. En regels zouden geen regels zijn als er geen uitzonderingen op waren. Maar één ding geldt voor iedereen: de jaarrekening moet binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn bij de KVK. Om je toch een voorbeeld te geven, gaan we voor het gemak even uit van een bv, de meest voorkomende rechtsvorm in Nederland. Voor een bv gelden in ieder geval de volgende regels:

• De jaarrekening moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar zijn opgemaakt en voorgelegd aan de aandeelhouders. Zijn er bijzondere omstandigheden? Dan krijgt het bestuur maximaal vijf maanden uitstel.

• De aandeelhouders hebben twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening.
• De KVK moet het jaarverslag uiterlijk acht dagen na vaststelling binnen hebben.

Als je meer wil weten over de uiterlijke termijn voor jouw bedrijf, kun je dat hier lezen!

De gevolgen van te laat deponeren

Het is raadzaam om uit te zoeken wanneer het deponeren van je jaarrekening uiterlijk moet plaatsvinden. De gevolgen van een te late deponering zijn namelijk niet mis. Het geldt officieel zelfs als een economisch delict. En wie een delict begaat, betaalt een boete. Het boetebedrag voor het te laat deponeren van je jaarrekening wordt vastgesteld door Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst.

Het maximale boetebedrag kan jaarlijks worden bijgesteld, maar ligt zo rond de € 20.000,-. Naast een boete kun je ook op een strafblad rekenen. Dat heeft logischerwijs weer gevolgen als je een vergunning of een subsidie wil aanvragen. Op tijd doen dus, die deponering.

Moet een stichting zijn jaarrekeningen deponeren?

Hoe zit het met jaarrekeningen deponeren als je een stichting of vereniging hebt? Dat ligt maar net aan je omzet. Als je in twee opeenvolgende boekjaren minstens zes miljoen euro per jaar hebt omgezet, moet je deponeren. Zet je minder om? Dan ontspring je de dans. Maar juich niet te vroeg, want stichtingen met een ANBI-status wacht wel een andere papierwinkel: de publicatieplicht.

Sinds 1 januari 2014 is het verplicht om op een (eigen) internetsite een aantal gegevens te zetten, zoals de namen van de bestuurders en een financiële verantwoording. Grote ANBI-stichtingen (bijvoorbeeld als er in een boekjaar meer dan € 50.000 is opgehaald aan fondsen) moeten sinds 1 januari 2021 ook een aantal standaardformulieren invullen met allerlei vragen. De specificaties van en de formulieren voor deze publicatieplicht vind je op de site van de Belastingdienst. Leuker kunnen we dat ook niet maken.