Btw buiten de EU: een fiscaal woordje over de grens

Je eerste klant uit Amerika. Een bestelling uit Canada of Singapore. De zaken gaan goed. Maar dan die vraag: hoe zit het met de btw? Moet je nou wel of niet btw rekenen? En wat moet er eigenlijk op de factuur staan?

Zodra je internationaal gaat ondernemen – lees: buiten de EU – krijg je te maken met andere regels dan je gewend bent. En dan moet je wel weten hoe het zit. In dit artikel zetten we de belangrijkste btw-regels bij export op een rij. Zodat je zonder zorgen die internationale factuur kunt innen.

Wat betekent ‘btw buiten de EU’ voor ondernemers?

Zodra je levert aan een klant buiten de Europese Unie, veranderen de btw-regels. In de meeste gevallen mag (of moet) je dan het 0%-tarief toepassen. Dat betekent: je rekent geen btw op je factuur, maar je mag de btw die je in Nederland betaalt over inkoop en kosten wél aftrekken. Klinkt als een voordeeltje, en dat is het ook. Maar je moet het wel netjes regelen. Doe je dat niet, tikt de Belastingdienst je alsnog op de vingers. Met rente, boete en al. Auw.

Kortom: btw buiten de EU is 0% belasting op de factuur, maar je moet het wel goed kunnen onderbouwen.

Moet je btw berekenen bij een levering buiten de EU?

Internationaal zakendoen brengt een beetje fiscale acrobatiek met zich mee. Vooral als het om btw gaat. Dus: wanneer mag (of moet) je het 0%-tarief gebruiken, en wanneer reken je wel btw?

Levering aan een bedrijf buiten de EU

Verkoop je goederen aan een ondernemer buiten de EU? Dan heb je meestal recht op het 0%-tarief. Maar let op: je moet aantonen dat de goederen daadwerkelijk de EU verlaten. Dat doe je met exportdocumenten, zoals een uitvoeraangifte of een vrachtbrief. Geen bewijs? Dan mag je het 0%-tarief niet toepassen.

Levering aan een particulier buiten de EU

Verkoop je aan consumenten buiten de EU? Dan is het wat minder soepel geregeld. Voor goederen mag je meestal alsnog het 0%-tarief gebruiken – mits je aan dezelfde voorwaarden voldoet als bij zakelijke export (goederen moeten aantoonbaar de EU verlaten).

Maar voor diensten en digitale producten geldt iets anders. Daarbij moet je soms wel btw rekenen, en dan niet de Nederlandse, maar die van het land van de klant. Dit heet btw-heffing in het land van verbruik.

Vereisten voor een correcte factuur

Je factuur moet gewoon voldoen aan de standaard factuureisen, ook bij 0% btw. Denk aan:

• Factuurdatum en factuurnummer
• Jouw bedrijfsgegevens (incl. btw-nummer)
• Gegevens van de klant (naam + adres)
• Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
• De leverdatum
• Het bedrag exclusief btw
• Toegepast btw-tarief: 0%

Verplichte tekstregels bij 0% btw

Omdat je geen btw rekent, moet je op de factuur duidelijk maken waarom niet. Dit kan met een van deze zinnen:

• 0% btw van toepassing op basis van artikel 146 Richtlijn 2006/112/EG (export buiten EU).
• Of iets simpeler: Levering vrijgesteld van btw i.v.m. export buiten de EU.

Voorwaarden voor het toepassen van het 0% btw-tarief

0% btw op je factuur zetten? De Belastingdienst wil bewijs zien. Dit moet je op orde hebben:

1. Je moet aantonen dat de goederen echt de EU verlaten

Dat doe je met exportdocumenten, zoals:

• Een uitvoeraangifte (via de douane)
• Vervoersdocumenten, zoals een CMR-vrachtbrief, airway bill of bill of lading
• Bevestiging van ontvangst door de klant buiten de EU

Heb je geen waterdicht bewijs? Dan vervalt het 0%-tarief alsnog en moet je btw afdragen (ja, ook met terugwerkende kracht).

2. Versturen binnen 3 maanden

Je moet de goederen binnen 3 maanden na factuurdatum hebben uitgevoerd. Duurt het langer? Dan mag je het 0%-tarief niet toepassen, en ben je alsnog btw verschuldigd.

Hoe zit het met btw bij digitale diensten buiten de EU?

Lever je digitale diensten aan klanten buiten de EU? Denk aan SaaS, apps, of online advies? Dan gelden er net even andere regels. De Belastingdienst kijkt namelijk niet naar waar jij zit, maar waar je klant woont. Welkom bij de afnemerslocatie-regel.

Afnemerslocatie-regel: waar zit je klant?

• Particulier buiten de EU? Dan ben je in principe buitenlands btw verschuldigd in het land van je klant. Je verkoopt bijvoorbeeld een online cursus over fotografie aan een particulier in Australië. In dat geval moet je btw afdragen in Australië, volgens de regels die daar gelden. Je rekent dus geen Nederlandse btw.
• Zakelijke klant buiten de EU? Dan geldt meestal het 0%-tarief, zolang je klant buiten de EU zit en je dit goed kunt aantonen (bijv. met een btw-nummer of zakelijke gegevens). Voorbeeld: Je levert een maandabonnement op je boekhoudsoftware (SaaS) aan een Amerikaans marketingbureau. Omdat het een zakelijke klant buiten de EU is, mag je 0% btw rekenen.

Wat valt er eigenlijk onder digitale diensten?

Onder ‘digitale diensten’ vallen meer zaken dan je misschien denkt. Bijvoorbeeld:

• SaaS-oplossingen: abonnementen op software in de cloud
• Digitale downloads: e-books, designs, foto’s, templates
  E-learning: cursussen of trainingen zonder live begeleiding
• Online consultancy of coaching: als het geautomatiseerd is (denk: via een platform of tool), valt het onder digitale diensten. Gaat alles via Zoom of Teams? Dan telt het vaak als reguliere dienst.

OSS – One Stop Shop en btw-aangifte buiten de EU

Voor particuliere klanten in EU-landen gebruiken ondernemers OSS – One Stop Shop (voorheen: de MOSS-regeling). Daarmee kun je makkelijk btw afdragen in meerdere EU-landen via één loket.

Maar: voor landen buiten de EU geldt OSS niet. Dus verkoop je digitale diensten aan particulieren buiten de EU? Dan moet je zelf uitzoeken of en hoe je je in dat land moet registreren voor btw. En ja: dat verschilt per land.

Veelgemaakte fouten bij btw buiten de EU

Ook slimme ondernemers maken soms domme fouten. Zeker als het gaat om btw bij export.

• Het verkeerde btw-tarief gebruiken: Te vaak wordt ‘gewoon’ 21% btw gerekend. Dat kost jou én je klant geld. Check of je export voldoet aan de voorwaarden.
• Geen exportbewijs bewaren: De belastingdienst gelooft je helaas niet op je mooie blauwe ogen. Zonder bewijs dat je goederen de EU hebben verlaten, krijg je geen 0% tarief. Zorg dus voor transport- of douanepapieren. Geen bewijs = alsnog btw betalen.
• Factureren zonder de juiste tekst: Weet je die verplichte zinnen eerder in dit artikel nog? Die zijn dus echt verplicht. Gebruik je ze niet, riskeer je een boete.

Internationaal knallen? BridgeFund denkt met je mee

Exporteren is mooi, maar het kost ook wat. Denk aan voorfinanciering, transport, of klanten die net iets te lang wachten met betalen. Gelukkig sta je er niet alleen voor. Met BridgeFund heb je binnen 24 uur extra werkkapitaal op je rekening in de vorm van een zakelijke lening of zakelijk krediet. Geen wachttijd, geen businessplan in viervoud, gewoon direct gas geven als je een kans ziet. Want internationaal groeien is leuker als je het niet alleen hoeft te doen.

Btw buiten de EU vraagt om scherp ondernemen

Internationaal ondernemen opent deuren, maar ook een paar extra tabbladen in je boekhouding. Zodra je buiten de EU levert, gelden er andere spelregels. Met de juiste kennis, een correcte factuur en het 0%-tarief op zak, stuur je je producten (en je winst) met een gerust hart de grens over.