- Een exploitatiebegroting biedt inzicht in verwachte opbrengsten en kosten, essentieel voor financiële planning en bedrijfsprestaties.
- Het helpt ondernemers financiële doelen te stellen, extern inzicht te geven en strategische beslissingen te ondersteunen.
- Een exploitatiebegroting maak je vooraf, in tegenstelling tot een resultatenrekening, om toekomstige financiële situaties in te schatten.
Een mooi duur woord, maar wat heb je eigenlijk aan een exploitatiebegroting? Het is eigenlijk een eenvoudige tool voor ondernemers om mee te checken of ze de komende jaren op winst of verlies kunnen rekenen. Simpelweg door de verwachte opbrengsten af te zetten tegen de verwachte kosten. Het is een belangrijk hulpmiddel, omdat het helpt begrijpen hoe je bedrijf presteert en wat je in de toekomst kunt verwachten. Hoeveel omzet moet je maken om alle kosten te dekken? En hoeveel moet je draaien om x euro winst te boeken? Als alles loopt zoals gepland natuurlijk 😉.
Wat is een exploitatiebegroting?
Een exploitatiebegroting, ook wel resultatenbegroting genoemd, is onderdeel van een financieel plan. Het geeft de verwachte opbrengsten en kosten van een bedrijf over een bepaalde periode weer.
Let op, dat is iets anders dan je ontvangsten en uitgaven, die vallen onder je directe cashflow en die gegevens staan op de liquiditeitsbegroting. Bij een exploitatiebegroting gaan je opbrengsten niet over wanneer je de letterlijke euro’s op je bankrekening incasseert, maar wanneer je ze verdient. En hoewel hier onder kosten wél de vaste maandelijkse posten vallen zoals verzekeringen, de huur van je bedrijfspand en personeel, staan hier ook je belastingen en afschrijvingen. Oftewel dingen die je niet direct afrekent, zoals de waardevermindering van bedrijfsmiddelen. In de praktijk wordt een exploitatiebegroting vaak gemaakt over een periode van één tot drie jaar, maar soms ook langer.
Exploitatiebegroting voorbeeld
- Stap 1: Om te beginnen schrijf je alles op wat bijdraagt aan je voorspelde omzet. Een simpel sommetje van je verkoopprijs vs je verwachte afzet. Heb je geen vaste verkoopprijs omdat je bijvoorbeeld per uur factureert? Schat dan in hoeveel uur je verwacht te worden ingehuurd.
Voorbeeld: Ted van restaurant Ted’s Steaks uit Amsterdam verwacht dat hij volgend jaar 100.000 maaltijden zal verkopen. Gemiddeld kost een maaltijd à la Ted €25 en daardoor rekent hij in 2024 op een verwachte omzet van €2.500.000. Lekker bezig.
€25 (verkoopprijs) x 100.000 (verwachte afzet) = €2.500.000 (verwachte omzet) - Stap 2: Zet je geschatte inkoopkosten op een rijtje om de verwachte afzet van hierboven mee te financieren.
Voorbeeld: Ted verkoopt alleen de beste stukken steak met een inkoopprijs van €7, en daarvan zijn de geschatte inkoopkosten voor het hele jaar €700.000. Maar naast het vlees, heeft hij ook kruiden en boter voor in de pan nodig, wat gemiddeld €1 per maaltijd kost en de totale inkoopprijs op €800.000 brengt. Waardoor Ted’s brutowinst voor 2024 op €1.700.000 neerkomt.
€8 (inkoopprijs per maaltijd) x 100.000 (verwachte afzet die Ted denkt te verkopen) = €800.000 aan verwachte inkoopkosten
€2.500.000 (verwachte omzet) – €800.000 (inkoopkosten) = €1.700.000 brutowinst - Stap 3: Schrijf nu ook de rest van je geschatte kosten op. Denk hierbij aan vaste kosten zoals huisvesting en personeel, maar ook afschrijvingen.
Voorbeeld: Ted’s restaurant staat aan de prachtige Amsteldijk in Amsterdam. De te verwachten vaste kosten omvatten huur van dat pand, salarissen van het personeel, marketingkosten, de verzekeringen en de afschrijfkosten voor de nieuwe grill die hij in 2022 aanschafte. Ook de nutsvoorzieningen rekent hij mee: elektriciteit, de telefoonkosten om reserveringen aan te nemen, water, gas, riolering, ventilatie en airconditioning, voor de warme zomerdagen. Al met al schat Ted de kosten op €400.000 voor het hele jaar, waardoor het bedrijfsresultaat van Ted’s Steaks neerkomt op €1.300.000.
€1.700.000 brutowinst – €400.000 (vaste kosten) = €1.300.000 bedrijfsresultaat
- Stap 4: Vergeet de Belastingdienst niet! Over je bedrijfsresultaat betaal je nog belastingen 🙃
Voorbeeld: Ted verwacht dat de belastingverplichting voor het jaar 2024 ongeveer 25% van de brutowinst zal zijn. Met een geschat bedrijfsresultaat van €1.300.000, betekent dit dat Ted ongeveer €325.000 aan de belastingdienst moeten aftikken.
€1.300.000 – €325.000 = €975.000 nettowinst
Stap 5: Nee hoor, simple as that: dat was ‘m. Je ziet nu wat je onderaan de streep overhoudt aan nettowinst.
Waarom zou je een exploitatiebegroting maken?
Op bovenstaande manier vorm je een compleet plaatje van de bedrijfsprestaties, waardoor Ted weer kan inschatten of hij het juiste pad bewandelt, of juist iets moet tweaken. Niets is zeker in deze wereld, maar zo’n begroting helpt elke ondernemer absoluut bij het inschatten of een plan alleen al tot gewenste resultaten zou leiden. Dus of je nu mkb’er, zzp’er of andersoortige ondernemer bent, een volledig financieel plan moet maken of niet, de exploitatiebegroting is een handige tool. De meest voorkomende redenen om er één te maken:
1. Zelf inzicht in je bedrijf krijgen
We gaven het hierboven al aan, maar een exploitatiebegroting geeft jou een helder beeld over hoeveel opbrengsten je nodig hebt om je kosten te dekken. Daarbij kan het helpen om je financiële doelen te stellen en te zien of je op schema ligt om ze te bereiken.
2. Anderen inzicht in je bedrijf geven
Financiële inzichten in je onderneming zijn niet alleen handig voor je eigen bedrijf, ze zijn ook handig om te delen met anderen. Als je bijvoorbeeld investeerders en investeringen wil aantrekken, of een financiering bij een bank wil aanvragen.
3. Hulpmiddel bij je strategiebepaling
Door inzicht te krijgen in de financiële gezondheid van je bedrijf, kan je eenvoudiger beslissingen nemen over de richting van je bedrijf. Ga je de komende jaren uitbreiden, omdat je verwacht meer dan genoeg winst over te houden? Of denk je de nodige omzet volgend jaar al niet te kunnen redden? Dan is het beter om al die grote plannen even in de koelkast te zetten, en je te richten op damage control in de vorm van kostenbesparingen.
Verschil tussen exploitatiebegroting en resultatenrekening
Houd er rekening mee dat een exploitatiebegroting niet hetzelfde is als een resultatenrekening. De resultaten bereken je achteraf, nadat je de omzet en kosten hebt gemaakt. De exploitatiebegroting maak je vooraf, om in te schatten hoe de situatie zal zijn. Op die manier krijg je een beter beeld van de omzet die je nodig hebt of hoe hoog de kosten maximaal mogen oplopen. Met de beide documenten zorg je er vooraf voor dat je een goede planning hebt, en kun je achteraf checken wat de resultaten zijn geweest.
Tips voor een exploitatiebegroting
Exclusief btw
Op de exploitatiebegroting gebruik je bedragen exclusief btw, dus kijk goed of er geen btw in verwerkt zit. Let op: de liquiditeitsbegroting maak je met bedragen inclusief btw.
Afschrijvingen
Verwacht je afschrijvingen te doen op materialen, machines of andere onderdelen op de balans? Houd daar rekening mee in de exploitatiebegroting, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Personeelskosten
Houd rekening met de personeelskosten en vergeet bovendien niet dat de werkelijke kosten zo’n 30% hoger liggen dan het brutoloon. Je betaalt ook pensioen- en verzekeringskosten, waardoor het totaalbedrag hoger uitvalt dan je zou denken.
Aan de slag?
Met een goede exploitatiebegroting zorg je ervoor dat je goed bent voorbereid op wat er gaat komen. Het is een voorwaarde bij sommige financierders als je groeigeld wil aantrekken en geeft je vooral zelf inzicht in hoe de komende tijd eruit gaat zien. Bovendien heb je er een handvat aan om op tijd bij te sturen als dat nodig is. De exploitatiebegroting komt op meerdere manieren goed van pas, dus het is een uitstekend idee om die aan de hand van een voorbeeld te maken.
